Buenas prácticas
Manual de buenas prácticas de devy: las reglas de uso que mantienen confiables la caja, el stock, las cuentas corrientes y los informes, la rutina del día, de la semana y del mes, y qué mirar para controlar el negocio y auditarlo.
Para qué sirve este manual#
El resto de la documentación explica cómo se hace cada cosa, módulo por módulo. Este manual explica cómo conviene trabajar para que lo que el sistema te muestra sea verdad: que la caja cierre, que el stock coincida con la estantería, que la deuda de tus clientes sea la real y que los informes sirvan para decidir.
Todos los números de devy salen de lo que se carga todos los días. Por eso casi ninguna diferencia nace en un informe: nace en una venta que quedó como presupuesto, en una entrega cargada de más o en una caja que nadie cerró. Las reglas de acá apuntan a eso.
Está pensado para dos lectores:
- Quien opera todos los días (caja, ventas, compras, depósito): qué hacer en cada momento del día y qué no hacer nunca.
- El dueño o quien administra: qué mirar, cada cuánto, y cómo encontrar el origen de una diferencia sin depender de nadie.
No es una guía para aprender a usar el sistema desde cero. Para eso están el Asistente de migración y el Asistente de capacitación. Este manual es para cuando la empresa ya opera y querés que opere bien.
Las diez reglas#
Si sólo vas a leer una parte del manual, que sea ésta.
| # | La regla | Por qué |
|---|---|---|
| 1 | Cargá cada operación cuando pasa, no al final del día. | La caja, el stock y los informes leen lo que hay cargado en ese momento. Lo que se carga tarde cae en otro turno, en otra caja o en otro mes. |
| 2 | Abrí la caja contando el efectivo y cerrala al terminar el turno. | Una caja que queda abierta sigue sumando los cobros del turno siguiente, y la diferencia ya no se puede explicar. |
| 3 | Una venta que ocurrió no es un presupuesto. | El presupuesto no descuenta stock ni cuenta como venta en los informes. |
| 4 | Cargá lo que pasó, no lo que se había pedido. | Si pidieron 10 y llegaron 8, se cargan 8. Si no, el stock queda inflado y la diferencia desaparece de la vista. |
| 5 | El stock no se corrige a ojo: se busca la operación que lo movió. | Pisar el número tapa la causa, y el mes que viene la diferencia vuelve. |
| 6 | Revisá antes de facturar. | Un comprobante emitido no se borra ni se edita: se corrige con una nota de crédito. |
| 7 | Cada cosa en su lugar. Las percepciones en su panel, las retenciones como retención, el cheque desde el cobro de la venta. | Cargado por otro lado se cuenta dos veces o le falta el dato que necesita tu contador. |
| 8 | Mantené los costos cargados y al día. | Un producto sin costo figura como si te dejara toda la venta de ganancia. |
| 9 | Ponele vencimiento a lo que se cobra o se paga a plazo. | Sin vencimiento, una deuda nunca aparece como vencida, por vieja que sea. |
| 10 | Dale a cada persona el permiso justo. Cargar es de muchos; modificar lo ya registrado, de pocos. | Lo que no se puede borrar por error tampoco hay que salir a reconstruirlo. |
Cómo está organizado#
| Página | Para quién | Qué encontrás |
|---|---|---|
| La rutina de todos los días | Quien opera | Qué hacer al abrir, durante el turno y al cerrar, con una lista para controlar el cierre. |
| La rutina de la semana y del mes | Quien administra | Cobranzas, pagos, reposición, conteo de stock, conciliación y cierre de mes, en orden. |
| Control del dueño: qué mirar y cada cuánto | El dueño | Los diez números del negocio, dónde se ve cada uno y cuál es la señal de alarma. |
| Auditar: encontrar de dónde sale una diferencia | El dueño o quien administra | Cómo rastrear una caja que no cierra, un stock que no coincide o un precio que cambió. |
| Permisos: que cada uno haga sólo lo suyo | El dueño | Cómo repartir los rangos y qué límites conviene prender. |
| Datos ordenados | Quien administra | Cómo cuidar productos, clientes, proveedores y medios de pago para que todo lo demás funcione. |
| Los errores que más cuestan | Todos | Lo que conviene no hacer, qué pasa si se hace y qué hacer en cambio. |
Si además usás los otros productos de devy, cada uno tiene su capítulo:
| Página | Qué encontrás |
|---|---|
| Buenas prácticas en devyPOS | Qué revisar antes de abrir, cómo cancelar y cobrar sin descuadrar, y qué límites dejar configurados en el punto de venta. |
| Buenas prácticas en devyCRM | La rutina para no dejar chats ni seguimientos sin atender, cómo cuidar tu número de WhatsApp y qué mirar del equipo. |
La rutina, en una página#
| Cuándo | Qué | Dónde |
|---|---|---|
| Al abrir | Abrir la caja contando el efectivo. Revisar la campana de notificaciones. | Operaciones → Caja |
| Durante el día | Cargar ventas, cobros, compras, entregas y egresos en el momento. | Cada módulo |
| Al cerrar | Contar el efectivo, cerrar la caja y dejar una observación si hubo diferencia. | Operaciones → Caja |
| Una vez por semana | Revisar lo que te deben, lo que debés, los pedidos atrasados y qué hay que reponer. | Informes |
| Una vez por mes | Contar stock, conciliar el banco, mirar el resultado y entregarle los libros al contador. | Stock, Ventas, Informes |
| Cuando algo no cierra | Ir al origen antes de corregir. | Auditar |