Devoluciones

Registrá devoluciones internas, externas o por desecho para mantener control operativo y de stock. Incluye qué hacer con el dinero cuando la venta ya estaba cobrada: devolverlo (y de qué cobro) o acreditarlo como saldo a favor.

El módulo Devoluciones sirve para registrar productos que vuelven al circuito interno, que regresan desde clientes o que directamente se descartan.

Tipos de devolución#

Al crear una devolución, el sistema distingue tres casos:

• Interna: siempre de un local a Fábrica (el selector dice «Interna: Local -> Fábrica»).
• Externa: devolución vinculada a un cliente o a una venta.
• Desechos: mercadería que sale de Fábrica o de un local y va fija a Basura.

Antes de empezar#

Antes de cargar la devolución, definí:

• De qué tipo de devolución se trata
• Quién devuelve el producto
• Cuál es el destino
• Si es una devolución Externa, tené a mano la venta o la nota de débito del cliente: es obligatoria, no opcional (ver ¿Por qué no encuentro la venta?)

Cómo crear una devolución#

1. Elegir tipo de devolución

   Entrá a Operaciones > Devoluciones y hacé clic en + Nueva devolución.

   Seleccioná si la devolución es Interna, Externa o Desechos.

2. Completar origen, destino y referencia

   Según el tipo elegido, el sistema habilitará distintos campos para:

   • quién devuelve,
   • a dónde va la devolución,
   • y la venta asociada.

   En una devolución Externa, elegir la venta (o la nota de débito) es obligatorio: sin ella el sistema no te deja guardar.

   Si no sabés de qué venta se trata, tocá «¿No sabés de qué venta es?»: buscá por producto (nombre, SKU o ID), por cliente o por número de venta, y el sistema completa solo Tipo, Devuelve, Destino y Venta.

3. Agregar productos

   Usá Agregar productos para cargar el detalle de la devolución.

   En esta instancia conviene revisar bien las cantidades, el monto si corresponde, y dejar una observación clara.

   En devoluciones externas vinculadas a una venta, cada renglón puede resolverse de dos maneras:

   • con movimiento físico, cargando unidades en Retorna stock y/o Desecho,
   • o solo con ajuste monetario, dejando cantidades en 0 y cargando un valor en Monto.

   Esto sirve, por ejemplo, cuando después de una venta se acuerda un descuento o reintegro sin que el cliente devuelva mercadería.

   En Desechos e Interna la mercadería sale del espacio que devuelve. Si tu empresa activó el control de stock (Configuración > Personalizaciones > Producción, opción Control de stock al agregar productos (remitos, entregas, devoluciones y retiros)), al cargar más de lo que hay en ese espacio —sumando Retorna stock y Desecho— el sistema avisa y pide confirmación (Advertir) o no lo deja cargar (Bloquear). Con Bloquear también revisa al guardar. En las devoluciones Externa no hay control: esa mercadería entra.

   Si el producto tiene control de lote activado, además vas a ver el bloque Lotes que vuelven / Lotes que salen, explicado en Fábrica > Control de lotes.

4. Guardar la devolución

   Cuando la información sea correcta, guardá la devolución para que quede asentada en el historial del módulo.

El listado de devoluciones#

El listado tiene un buscador (número, cliente, local, nota o número de venta) y los filtros Tipo y Cliente. En Búsqueda Avanzada sumás Periodo, Destino, Nota de crédito (Con NC electrónica / Sin NC), Encargado y Monto (desde/hasta).

Una fila en verde tiene nota de crédito electrónica emitida. Las acciones de cada fila son Abrir Venta, Imprimir / AFIP Nota de Crédito, editar (sólo la observación, y sólo si todavía no tiene NC) y borrar (sólo si no tiene NC, o si la NC está en modo pruebas). Editar y borrar aparecen sólo si tu rango tiene Devoluciones en edición, y sobre las devoluciones de tu propio espacio.

¿Por qué no encuentro la venta?#

El selector Venta de una devolución Externa sólo lista las ventas que cumplen estas condiciones:

• que tengan menos de 6 meses desde que se cargaron,
• que no sean presupuestos,
• que no sean del Punto de Venta (si es una venta del POS, el aviso te lo dice: se revierten cancelando el pedido desde el POS),
• que no sean Factura de Crédito MiPyME.

Devolución por monto sin mover stock#

En devoluciones externas asociadas a una venta, también podés registrar una devolución solo por importe.

Usá este caso cuando:

• No vuelve ninguna unidad física
• No querés afectar stock
• Pero sí necesitás reconocer un descuento, compensación o reintegro sobre una venta ya cargada

Cómo usarlo#

1. Vincular la venta

   Seleccioná una venta en el campo Venta.

2. Agregar el producto relacionado

   Entrá a Agregar productos y elegí el producto sobre el cual querés aplicar el ajuste.

3. Dejar cantidades en cero y cargar el monto

   Dejá Retorna stock en 0 y Desecho en 0.

   Luego cargá el importe en Monto.

4. Revisar el preview y guardar

   Confirmá que el preview muestre el importe correcto y guardá la devolución.

Si la venta ya estaba cobrada: qué hacer con el dinero#

Una devolución achica el total de la venta. Si lo que devolvés entra en lo que el cliente todavía debía, no hay nada que decidir: simplemente debe menos. Pero si la venta ya estaba cobrada y lo devuelto supera lo que faltaba cobrar, sobra plata que el cliente ya pagó. Al tocar Guardar, el sistema te pregunta qué hacer con ella.

Por ejemplo: una venta de $90.000 cobrada entera. El cliente devuelve una unidad de $30.000: la venta pasa a valer $60.000 y sobran $30.000 cobrados.

La ventana Gestión del dinero de la devolución muestra arriba la cuenta —total actual, total pagado, saldo pendiente, monto a devolver y nuevo total— y el Excedente a resolver. Tenés dos caminos.

Devolver el dinero al cliente#

Es la opción que viene marcada. Debajo aparecen los cobros de la venta, cada uno con su medio de pago y su importe: elegís de cuál sale la plata que le devolvés.

• Tildá el cobro y escribí cuánto descontar de él. Podés repartirlo entre varios cobros.
• O tocá Distribuir automáticamente: el sistema descuenta el excedente de los cobros en orden, empezando por el primero.

El Total a descontar tiene que coincidir con el excedente. Mientras falte, un aviso te dice cuánto y Confirmar devolución no se habilita.

Acreditar como saldo a favor#

En lugar de devolver la plata, el cliente la deja para una próxima compra. Elegí Acreditar como saldo a favor y, en Acreditar el saldo a favor a, el cliente que la recibe:

• Viene elegido el cliente de la venta. Podés cambiarlo si el saldo tiene que quedar a nombre de otro.
• Buscalo por nombre, razón social o documento.
• Si todavía no está cargado, elegí Nuevo cliente, completá sus datos y guardá: queda elegido sin salir de la devolución.

Una venta a Cliente general no tiene a quién acreditarle el saldo: hay que elegir o dar de alta al cliente. El saldo queda disponible como medio de pago, como cualquier saldo a favor.

Con cualquiera de los dos caminos, al tocar Confirmar devolución se guarda la devolución y, si la venta estaba facturada, se emite la nota de crédito. Si tocás Cancelar, no se guarda nada y volvés a la devolución.

Acreditar una nota de débito#

El selector de Venta no lista solamente ventas: también aparecen las notas de débito que le emitiste a ese cliente y que ya tienen CAE (una nota de débito sin CAE no aparece). Sirve para el caso en que hay que acreditarle algo que se le cobró con una nota de débito —un interés por mora que después se perdonó, un cargo mal aplicado— y la nota de crédito tiene que quedar apuntando a esa nota de débito y no a una factura.

Las reconocés en la lista porque dicen Nota de débito adelante, con su letra, su número y su importe.

Como no hay mercadería, estas notas de crédito no mueven stock y no cambian el total de ninguna venta: acreditan la nota de débito, nada más.

Lo que sí cambia es lo que el cliente te debe por esa nota de débito. En la cuenta corriente del cliente —la pantalla de Cobros, el PDF de cuenta corriente y el informe de cuentas por cobrar— la nota de débito aparece con lo acreditado ya descontado:

• Si la acreditás entera, deja de figurar como pendiente.
• Si acreditás una parte, queda pendiente sólo la diferencia, y al cobrarla se cobra ese resto.

Si la nota de débito le cobró percepciones al cliente —de IVA o de Ingresos Brutos—, la nota de crédito le devuelve la parte proporcional, detallada por impuesto, igual que cuando devolvés una venta con percepciones. Lo ves antes de guardar, debajo de la tabla: el importe que cargaste, la percepción proporcional y el TOTAL A ACREDITAR, que es el importe por el que sale la nota de crédito y el que se descuenta de la nota de débito.

La nota de crédito impresa lleva los datos del cliente de la nota de débito, y figura en el Libro IVA Ventas del mes en que la emitiste, igual que cualquier otra nota de crédito.

Cierre de devoluciones#

El módulo también cuenta con Cierre Devoluciones, pensado para revisar un período: qué productos volvieron, cuánto retornó al stock, cuánto se desechó y quién registró cada devolución.

Cómo usarlo#

1. Tocá Cierre Devoluciones. La ventana se abre mostrando las devoluciones del mes actual.
2. Para cambiar las fechas, tocá el campo de período (el del calendario) y elegí un atajo —Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Este mes, Mes pasado— o marcá el día de inicio y el de fin en el calendario.
3. Si querés ver un producto puntual, escribí su nombre o detalle en el buscador.
4. Para filtrar más, tocá Búsqueda Avanzada. Ahí encontrás:
   • Local y Sector.
   • Encargado: la persona que registró la devolución.
   • Devoluciones: Agrupar suma cada producto en una sola fila; Aislar muestra cada devolución por separado, con su local, su fecha, su encargado y su observación.
   • Ordenar por: cantidad o nombre.

Cuánto devolvió cada encargado#

Elegí la persona en Encargado. La línea de arriba de la tabla (Retorna Stock · Desecho · Total) pasa a mostrar solo lo que devolvió esa persona en el período. Si además elegís Aislar, ves cada una de sus devoluciones.

Los totales siempre corresponden a lo que estás viendo: si filtrás por local, sector, encargado o escribís un producto en el buscador, el total se ajusta a eso.

Consideraciones importantes#

• En devoluciones externas, revisá la venta asociada antes de confirmar.
• Si una devolución es solo monetaria, dejá las cantidades en 0 y usá el campo Monto.
• Usá Desechos solo cuando la mercadería realmente no vuelve al circuito.
• Con el control de stock en Bloquear, un desecho o una devolución interna no pueden dejar el stock del espacio en negativo. Ver Personalizaciones.
• Dejá una observación breve cuando la devolución responda a fallas, roturas o diferencias de entrega.
• El sistema valida automáticamente que no te excedas ni en unidades ni en importe sobre la venta original.
• Si la venta ya estaba cobrada y lo devuelto supera lo que faltaba cobrar, el sistema te pregunta si devolvés el dinero o lo acreditás como saldo a favor. Ver Si la venta ya estaba cobrada.
• En el selector de Venta también aparecen las notas de débito electrónicas (con CAE) del cliente, para poder acreditarlas. Una nota de débito sin CAE no aparece.

Enlaces relacionados#

• Ventas
• Entregas
• Fábrica > Stock