Personal

Registra usuarios y colaboradores, gestiona sus datos y administra acciones frecuentes relacionadas con el personal, como sanciones y entregas firmadas (también a distancia, por aviso al colaborador).

Se entra por la píldora devyHR y, adentro, la sección Personal de la barra (ver devyHR: cómo se recorre). En esta sección podés registrar a cada colaborador, asignarle acceso al sistema y mantener centralizada su información personal, laboral y financiera.

Antes de empezar#

• Definí qué personas necesitan acceso al sistema.
• Tené a mano los datos personales y laborales básicos de cada colaborador.
• Si vas a usar control de asistencia o reconocimiento facial, conviene planificarlo desde esta etapa.
• Si tenés dudas sobre qué acceso asignar, revisá Rangos antes de crear el usuario.

Alta de personal#

• Hacé clic en + Nuevo personal.
• Completá la información de cuenta, datos personales, contacto, datos laborales, información financiera e información adicional.
• Desde esta misma carga podés crear el usuario y contraseña con los que la persona ingresará al sistema. La contraseña tiene que tener al menos 8 caracteres, una mayúscula, una minúscula, un número y un símbolo.
• El botón lo tienen el Administrativo y los rangos a los que se les tildó Dar de alta personal. Esos rangos pueden elegir cualquier rango para la persona nueva, menos Administrativo. Ver Mapa de permisos y rangos.

Qué le llega a la persona que sumás#

Al guardar, devy le envía a su correo una bienvenida: quién la sumó y con qué rango, qué va a poder hacer en el sistema, su capacitación en devAcademy con la fecha para hacerla, su usuario para entrar y el canal de soporte. La contraseña no viaja por mail: se la pasás vos, o la cambia desde Olvidé mi contraseña en la pantalla de ingreso.

La primera vez que entra, arriba de su capacitación ve una tarjeta corta de bienvenida que le dice qué hacer primero. Se va sola cuando empieza el curso.

Qué información podés cargar#

Información personal#

• Permite registrar los datos básicos del colaborador para identificarlo dentro del sistema y vincularlo a su legajo.
• También sirve como base para asignar permisos o rangos de acceso.
• El CUIL es el que usa Recibos de Sueldo para repartir cada página del PDF por legajo: sin CUIL cargado, el recibo de esa persona no llega.

Información financiera#

• Banco, CBU o alias, para mantener reunida la información necesaria del colaborador.
• Pago por Hora y Pago por Hora Extra: es la configuración económica con la que el Resumen calcula el sueldo estimado del colaborador.

Información adicional#

• Esta sección es útil para guardar datos extra, por ejemplo talles de uniforme o elementos de trabajo.

Gestión del listado#

• Una vez guardada la información, el colaborador aparecerá en el listado principal.
• Desde la columna Acciones vas a poder administrar distintas operaciones sobre cada registro.
• Podés filtrar por Nombre/Legajo, Rango y Estado, y con Búsqueda Avanzada acotar además por Espacio, Puesto, Modalidad, si tiene o no Legajo, y fecha de Ingreso.

Las acciones más frecuentes son:

• Cargar, que abre la ventana Agregar al usuario con las novedades del legajo.
• El nombre del colaborador abre su legajo como pantalla: asistencia del mes, documentos sin firmar, tareas, novedades y los botones para cargar una novedad o editarlo. Ver El legajo de una persona.
• Ver usuario, para consultar rápidamente toda la información.
• Editar, para modificar los datos cargados. También es como se da de baja a un colaborador: en Editar › Fecha de Baja, su rango pasa solo a Deshabilitado, y después aparece filtrando el listado por Estado › Dados de baja.
• Reconocimiento facial, para configurar asistencia por reconocimiento facial. Sólo aparece si tu empresa tiene habilitado ese servicio.
• Cambiar contraseña, para actualizar el acceso del usuario. La nueva sigue los mismos requisitos que en el alta.

Detalle de acciones del usuario#

Cada botón abre una acción distinta sobre el colaborador. Revisá la captura correspondiente según lo que necesites hacer.

Acciones adicionales#

El botón Cargar de la fila abre la ventana Agregar al usuario, con las operaciones asociadas al legajo del colaborador.

Entre esas operaciones están Sanciones y Registro de Entregas, que son las dos que dejan un documento firmado en el legajo.

Sanciones registra un llamado de atención, un apercibimiento o una suspensión: elegís la fecha y hora del hecho, el espacio donde ocurrió, el tipo y el motivo, y las dos partes firman. Con Previsualizar PDF podés ver cómo va a quedar el documento antes de guardarlo. Una vez guardado queda en el legajo, con un botón para reimprimirlo firmado cuando haga falta.

Registro de Entregas funciona igual, pero para dejar constancia de lo que se le entrega al colaborador: uniforme, herramientas o elementos de trabajo.

En los dos casos el campo Espacio viene elegido según el espacio al que está vinculado el colaborador, y podés cambiarlo si el hecho ocurrió en otro. Si el colaborador trabaja en la fábrica, vas a ver la fábrica entre las opciones.

Cuando el colaborador no está presente#

No hace falta tener al colaborador enfrente para cargarle una sanción. En Firma del colaborador elegí cómo firma:

• Ahora, en este dispositivo: firman los dos en pantalla, en el momento. Es la opción que viene elegida.
• Enviarle un aviso para que firme desde su usuario: firmás solo vos, como responsable, y al colaborador le llega un aviso para leer la sanción y firmarla cuando entre al sistema.

Mientras el colaborador no la firma, en su legajo la sanción figura como Pendiente de firma del colaborador. Cuando la firma, pasa a Firmada por el colaborador, con la fecha y la hora; si decide no firmarla, figura El colaborador no firmó, junto con el motivo que escribió. El PDF de la sanción muestra lo mismo.

Si te enviaron una sanción para firmar#

Cuando te cargan una sanción con aviso, te llega una notificación en la campana (y un correo, si tenés email cargado). El aviso no dice el motivo: lo ves adentro del sistema.

1. Tocá el aviso, o entrá a Personal y tocá el botón Sanciones para firmar, que aparece arriba mientras tengas alguna pendiente.
2. Tocá Ver PDF para leer la sanción completa.
3. Tocá Firmar, firmá en el recuadro y, si querés, dejá tu descargo en Observación. Confirmá con Firmar.

Si no querés firmarla, tocá No firmar y escribí por qué: queda registrado en tu legajo junto con la fecha. Las que ya resolviste quedan en la pestaña Firmadas.

Certificados#

Sirve para guardar en el legajo la documentación del colaborador: el apto médico, el certificado de antecedentes penales o el contrato de trabajo.

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Cargar Certificados.
2. Elegí el Tipo de Certificado: Antecedentes penales, Aptitud médica o Contrato de trabajo.
3. En Certificado, adjuntá el archivo: una imagen (hasta 1 MB) o un PDF (hasta 5 MB).
4. Tocá Guardar.

Licencias y Vacaciones#

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Licencias y Vacaciones.
2. Elegí el Tipo: Licencia (con Motivo, entre 11 opciones, y un comprobante en imagen de hasta 1 MB) o Vacaciones (con Previsualizar Certificado y las firmas del colaborador y del responsable).
3. Cargá los Días y la Fecha Inicio: la Fecha Fin se calcula sola.
4. Tocá Guardar.

Cuenta en el Resumen, en las columnas Días Licencia y Días Vacaciones, y se resta de los días trabajados. Un certificado de Vacaciones ya cargado se reabre con Abrir, desde el legajo. No aparece en la grilla de horarios ni en el Dashboard de Control de asistencia.

Préstamos y Anticipos#

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Préstamos y Anticipos.
2. Elegí el Tipo: Préstamo (con cantidad y monto de cuota), Anticipo de sueldo, Anticipo de vacaciones o Retención.
3. Completá Fecha, Monto y, si querés, una Observación.
4. Tocá Guardar.

Suma en Total Adelanto y Total a Descontar del Resumen, y en los descuentos del sueldo estimado.

Retiros de Mercadería#

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Retiros de Mercadería.
2. Elegí Fecha Retiro y Sale de (el espacio; una encargada sólo ve el suyo).
3. Elegí la Mercadería y la Cantidad, en las unidades del producto (el stock disponible queda a la vista).
4. Revisá el Precio unitario (con IVA), en la moneda base: se completa solo desde la lista de precios o el precio base, y lo podés cambiar.
5. Revisá el Descuento empleado (%). Si tu empresa cargó sus Descuentos de retiro, se completa solo según el producto y no se puede cambiar; si no, lo escribís vos.
6. El sistema calcula el Total a descontar. Firman el colaborador y el responsable.

Control de Faltas#

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Faltas.
2. Elegí la Fecha Falta y el Tipo de Falta: Justificada o Injustificada.
3. Si es Justificada, adjuntá el Certificado (imagen de hasta 1 MB). Completá la Observación, que es obligatoria.
4. Tocá Guardar.

Se admite una sola falta por persona y por día. Suma en Faltas Justificadas o Faltas Injustificadas del Resumen, y se resta de los días trabajados.

Comentarios#

Sirve para dejar anotado algo del colaborador con fecha: un pedido de cambio de turno, una charla, una observación del encargado.

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Comentarios.
2. Elegí la Fecha y escribí el Comentario.
3. Tocá Guardar.

Los comentarios también aparecen en el Resumen, en la columna Comentarios del período que elijas.

Días Trabajados#

Es para los colaboradores que cobran por día. El botón Días Trabajados aparece sólo si el colaborador tiene Modalidad de Trabajo Diaria (se elige en el alta o desde Editar).

1. Tocá Cargar en la fila del colaborador y después Días Trabajados.
2. Elegí la Fecha y cargá cuántos Días trabajó (de 1 a 30). Podés cargarlo de a un día o, por ejemplo, una vez por semana con los días de esa semana.
3. Tocá Guardar.

En el Resumen (modos Rendimiento del personal y Completo), los días trabajados de un colaborador con modalidad Diaria son la suma de lo que cargaste en el período, y no el mes completo. A eso se le restan las faltas, las licencias, las vacaciones y los días de suspensión, igual que a los demás.

Dónde queda lo que cargaste#

Todo queda en el legajo: abrí Ver usuario y bajá hasta el final. Están las tablas Certificados (con el link Abrir para ver el archivo), Comentarios y Días Trabajados, cada registro con la fecha y hora en que se cargó. Si tu rango lo permite, el tacho borra un registro cargado por error.

Ver usuario#

Usá esta opción para consultar la información cargada sin entrar en modo edición.

Editar#

Desde Editar podés modificar los datos personales, laborales, financieros o adicionales del colaborador.

Reconocimiento facial#

Esta acción permite cargar o actualizar la información necesaria para usar reconocimiento facial en asistencia. El botón aparece sólo si tu empresa tiene devyHR completo: no alcanza con tener únicamente el módulo Asistencia.

Cambiar contraseña#

Usá Cambiar contraseña cuando necesites actualizar el acceso del usuario.

Gestión complementaria#

En la parte superior derecha del módulo está Resumen. Si tenés alguna sanción pendiente de firmar, además aparece Sanciones para firmar, que te lleva a Documentos › Sanciones.

Lo demás está en la barra de devyHR:

• Documentos — Circulares (comunicados internos que se notifican y se firman) y Recibos de Sueldo (subir el lote, firmarlo y seguir las firmas).
• Asistencia — Control de Asistencia: horarios, registro diario y reportes.

Descuentos de retiro#

Sirve para definir una sola vez qué descuento tiene tu personal cuando retira mercadería, en lugar de escribirlo en cada retiro. Así, el mismo producto lleva siempre el mismo descuento, sin importar quién lo cargue.

El botón Configurar aparece si tu rango puede modificar los datos económicos del personal. Los descuentos son de la empresa: valen para todos los colaboradores, sin importar desde qué legajo entres.

1. Tocá Cargar en la fila de cualquier colaborador y después Retiros de Mercadería.
2. Tocá Configurar, al lado del campo Descuento empleado. Se abre la ventana Descuentos de retiro.
3. Cargá los porcentajes que correspondan:
   • Todos los productos: el descuento general.
   • Por sector: un porcentaje para todos los productos de un sector. El sector es el que tiene cada producto en su ficha; se administran en Datos › Sectores.
   • Excepciones por producto: buscá el producto, escribí su porcentaje y tocá Agregar.
4. Tocá Guardar. Al cerrar la ventana volvés al retiro que estabas cargando.

Al cargar un retiro, el sistema usa la regla más específica: primero la del producto, si no tiene la de su sector, y si no la general. Si un producto no entra en ninguna regla, no lleva descuento.

Un casillero vacío significa "sin regla". Un 0 es una regla: ese producto o sector no lleva descuento. Por ejemplo, con 20 % para el sector Panadería y 0 para un producto de ese sector, ese producto se cobra al precio completo.

Resumen#

El Resumen es parte del módulo Novedades de devyHR. Sin el módulo, el botón sigue en la cabecera con un candado.

• Permite consultar la actividad de un usuario en un período determinado.
• También podés usar este acceso para revisar el resumen económico del personal según el período que selecciones.

Los modos disponibles son:

• Rendimiento del personal, para revisar actividad y seguimiento operativo.
• Sueldo estimado, para calcular horas normales, horas extra, descuentos y neto estimado.
• Completo, para combinar la vista operativa con el cálculo económico.

Cuando usás Sueldo estimado o Completo, el sistema toma la asistencia válida del período y la cruza con la configuración económica del colaborador.

Exportaciones del resumen#

Si necesitás trabajar la liquidación fuera del sistema, desde el resumen podés usar dos exportaciones:

• Excel Básico, que descarga el resumen económico ya calculado con horas normales, horas extra, subtotales, descuentos y neto estimado.
• Excel Avanzado, que descarga una planilla con fórmulas para recalcular importes.

En Excel Avanzado cada colaborador aparece con:

• Horas normales y extra agrupadas por día de la semana
• Cantidad de días trabajados y días con horas extra
• Descuentos del período
• Una hoja Detalle Diario con fechas trabajadas, horarios y si hubo exceso sobre lo planificado

Además, la hoja principal deja dos columnas editables por día:

• Hora
• Hora Extra

Si esas celdas quedan vacías, el archivo usa los valores por defecto del colaborador. Si cargás otro valor, el Excel recalcula automáticamente el subtotal de ese día, el bruto y el neto.

Enlaces relacionados#

• Asistente de migración
• Rangos
• Control de asistencia
• Recibos de Sueldo
• Circulares
• devAcademy
• Tareas y Proyectos
• Índice