Facturas

Gestioná facturas vinculadas a locales, corregí una factura ya cargada sin borrarla y cargá sus notas de crédito y débito, ya sea desde una entrega existente o como factura directa. Incluye el alta de un proveedor desde la carga, el envío de la constancia de retención y la exportación de pagos para el banco.

En Facturas podés registrar facturas asociadas a entregas del local o cargarlas en forma directa cuando no existe una entrega previa vinculada.

Cargar una factura con IA#

Desde Espacios > Facturas > + Nueva factura, abrí Factura IA, subí una foto o PDF y tocá Extraer Datos. Revisá los datos y los renglones antes de aplicarlos.

Si no encuentra al proveedor por nombre, razón social o CUIT, tocá Crear proveedor. Confirmá o corregí nombre, razón social y CUIT, y tocá Crear proveedor y continuar. El proveedor queda seleccionado y cada renglón sin coincidencia permite Crear producto, sin volver a analizar la factura. También podés seleccionar un proveedor existente.

Tocá Aplicar a Factura y confirmá. Revisá el comprobante detectado y el espacio que compra antes de guardar: si tenés un solo espacio disponible, ya aparece seleccionado; si tenés varios, elegí el correspondiente. Más sobre la carga con IA.

Factura directa#

La Factura directa permite cargar una compra del local sin pasar antes por el circuito completo de orden, entrega o recepción y factura.

En el circuito más ordenado, una compra suele seguir este recorrido:

1. Crear la orden o pedido del local.
2. Registrar la entrega o recepción de la mercadería.
3. Cargar la factura asociada a esa entrega.

Con Factura directa, esos pasos se concentran en una sola carga. En la misma factura completás proveedor, local, comprobante, productos, cantidades, importes y retenciones si corresponden.

Antes de empezar#

Antes de cargar una factura, revisá:

• Si parte de una entrega existente o será directa
• La fecha y número del comprobante
• El local correspondiente
• El proveedor
• El tipo de comprobante a emitir o registrar

Crear una nueva factura de local#

1. Elegir el origen

   Entrá a Espacios > Facturas y hacé clic en + Nueva factura.

   En el campo Entrega podés:

   • seleccionar una entrega pendiente,
   • o elegir Factura directa.

   Elegí una entrega pendiente cuando ya existe una recepción registrada. Elegí Factura directa cuando estás cargando todo junto porque la compra ya ocurrió y no necesitás pasar por orden o entrega previa.

   Con Factura directa aparecen los campos Espacio (el local que compra) y Entrega, en Sí por defecto: la mercadería ya está en el depósito del local y el stock se actualiza al guardar. Si todavía no la recibiste, elegí No — se habilita Fecha Estimada (obligatoria) y la factura se guarda sin mover stock, con una orden pendiente al proveedor para esa fecha.

   El selector Espacio se muestra incluso si tenés uno solo disponible: ya viene seleccionado. Si tenés varios, elegí el que compra.

2. Completar los datos generales

   Con Factura directa cargá Proveedor y Espacio; si en cambio partís de una entrega, los dos los hereda de ella. En los dos casos completá:

   • Fecha de factura
   • Fecha contable (opcional, desde el enlace Imputar en otro período): solo si estás cargando tarde una factura de un período anterior. Ver Una factura que cargás tarde.
   • Número
   • Comprobante
   • Cuenta contable (sólo si tu empresa activó Elegir la cuenta contable en cada factura de compra): dejala en Según la regla de imputación o elegí otra cuenta del plan para esta compra. Ver Contabilidad → Reglas de imputación.
   • Vencimiento de pago (opcional): elegí un plazo (A 7 días, A 15, A 30, A 60, A 90 o Personalizado…, de 1 a 3650 días) y el sistema calcula la fecha desde la fecha de la factura, mostrándola debajo del selector (por ejemplo, Vence 05/07/2026). Dejalo en Sin vencimiento si no querés seguir el plazo de pago.
   • Observación

   Si el proveedor todavía no está dado de alta, elegí --- NUEVO PROVEEDOR --- en el mismo combo y cargalo sin salir de la factura: funciona igual que en Fábrica, ver Dar de alta un proveedor sin salir de la factura.

   Si esa factura ya estaba cargada, el sistema te avisa ahí mismo. Al salir del campo Número, si ese proveedor ya tiene una factura con ese número aparece un aviso debajo de los campos. Ver Cuando la factura ya estaba cargada.

   Si los productos tienen IVA y no elegiste Comprobante, el sistema avisa «Estos productos tienen IVA, pero no elegiste el tipo de comprobante» y ofrece Guardar sin comprobante o Guardar igual (para volver y elegirlo).

3. Agregar productos

   Usá Agregar productos para completar el detalle de la factura.

   Si le cambiás el precio a un producto, el sistema te pregunta si querés guardarlo de forma permanente. Si aceptás, se actualiza solo el precio de compra del producto: su IVA de compra no cambia, aunque la factura no tenga tipo de comprobante o sea una Factura E. El IVA de un producto se modifica desde su ficha.

   Cerrar el total contra el papel. Debajo del detalle, el pie de la factura muestra SUBTOTAL SIN IMPUESTOS, DESCUENTO (general, en % o $, s/ Neto o s/ Bruto), SUBTOTAL CON DESCUENTO, un renglón de IVA por cada alícuota, IMPUESTOS INTERNOS (si corresponde), AJUSTE DE REDONDEO (acepta negativos) y TOTAL. Usalos para que el total de la pantalla cierre, centavo a centavo, contra el total impreso en la factura del proveedor.

4. Retenciones estimadas (si el proveedor es agente de retención)

   Si el proveedor está marcado como Agente de retención en Datos > Proveedores y ya elegiste un Comprobante formal, aparece el bloque Retenciones estimadas (se confirman al registrar el pago), con cuatro campos de sólo lectura: Retención Ganancias, Retención IVA, Retención IIBB y Retención SUSS. El sistema los estima solo, sobre el neto de la factura (RG 830), y muestra el total estimado.

   Acá no se tipea nada: es una estimación. La retención real se carga —y se puede ajustar— recién cuando pagás la factura, en Gestión de pagos > Retenciones a practicar. Si el proveedor no es agente de retención, este bloque no aparece.

5. Cargar percepciones del proveedor (si tu empresa las sufre)

   Algunos proveedores incluyen en sus facturas percepciones de IIBB (por provincia), de IVA o municipales. Son montos que el proveedor declara en el comprobante y que representan un crédito fiscal para tu empresa.

   Si tu perfil tiene habilitada esta gestión, en el resumen del carrito de una factura formal aparece el panel PERCEPCIONES DEL PROVEEDOR, con un renglón por cada percepción de la factura (por ejemplo, IIBB Percepción Buenos Aires (ARBA), IIBB Percepción CABA (AGIP), IVA Percepción (RG 2408)). Las que falten las sumás desde + Agregar percepción….

   Tipeá el monto tal como figura en la factura del proveedor en cada renglón que corresponda. El total de la factura se recalcula al instante y debe cerrar contra el comprobante físico.

   Si el proveedor es agente de percepción y tiene sus jurisdicciones cargadas con el botón Impuestos del listado de proveedores, el monto ya viene sugerido separado por jurisdicción (por ejemplo, un renglón de ARBA y otro de AGIP). Un único renglón IIBB Percepción Compra significa que falta la provincia: elegila en + Agregar percepción…. Está explicado con un ejemplo en Facturas de Fábrica.

   

   No cargues las percepciones como productos de la factura: distorsionan el libro de IVA, el stock y los costos. Usá siempre este panel.

   Esta herramienta viene desactivada. Si tus proveedores te perciben, un administrador puede activarla en Configuración > Personalizaciones > Contabilidad (Contabilidad e impuestos avanzados). Cada jurisdicción que elegís en + Agregar percepción… queda guardada para las próximas facturas. Las percepciones cargadas quedan discriminadas por tipo y jurisdicción en el Libro IVA Compras y en el Informe de Percepciones, que es lo que usa tu contador para las declaraciones juradas.

6. Guardar

   Cuando el detalle sea correcto, hacé clic en Guardar.

Facturas, con sus filtros y el botón Pagos de la barra superior.">

Cuando la factura ya estaba cargada#

Cargar dos veces la misma factura de un proveedor infla la deuda con él y descuadra la cuenta corriente. Para que no pase, el sistema se fija en el momento: apenas salís del campo Número, si ese proveedor ya tiene una factura con ese número, aparece un aviso debajo de los campos.

El aviso te dice de qué factura se trata y de qué fecha es, para que puedas distinguir si te equivocaste al tipear o si efectivamente ya la habías cargado:

No se puede guardar: este proveedor ya tiene cargada la factura N° 0001-00001234, del 10/07/2026. Revisá el número, o buscá esa factura en el listado si querés corregirla.

El aviso no te frena la carga: podés seguir completando la factura si sabés lo que estás haciendo. Pero al momento de guardar, el sistema no va a dejar y te muestra el mismo mensaje. Si corregís el número por uno que no esté cargado, el aviso desaparece solo.

Tres cosas que conviene saber:

• Es por proveedor. Dos proveedores distintos pueden tener facturas con el mismo número y eso es normal: el aviso no aparece.
• La fecha no importa. Aunque cargues la factura repetida con otra fecha, el sistema la detecta igual. Es el caso más común del error: la misma factura cargada dos veces en días distintos.
• No importa cómo escribas el número. 0001-00001234, 000100001234 y 0001.00001234 son la misma factura para el sistema.

Corregir una factura ya cargada#

Si cargaste una factura con un producto, una cantidad o un precio equivocados, no hace falta borrarla y volver a cargarla. Corregir factura la vuelve a abrir en la misma pantalla de carga, con sus productos, para que la arregles. Es la misma factura: conserva su número y sus pagos.

1. Abrir la corrección

   En Espacios > Facturas, abrí el menú Acciones de la factura y elegí Corregir factura. También podés llegar desde el lápiz (Editar factura): el cuadro tiene el enlace Corregir factura.

2. Cambiar lo que esté mal

   Se abre la pantalla de carga con el título Corregir factura y un aviso arriba que dice qué factura estás corrigiendo y qué va a pasar con el stock. Podés agregar o quitar productos y cambiar cantidades, precios, descuentos, percepciones, el ajuste de redondeo, los impuestos internos y la letra del comprobante.

   El proveedor, la entrega, la fecha, el número, el vencimiento y la observación quedan fijos. La fecha, el número y el vencimiento se cambian desde el lápiz (Editar factura), como siempre.

3. Guardar

   Hacé clic en Guardar corrección y confirmá. Volvés al listado con un mensaje que muestra el total anterior y el nuevo.

Qué se conserva y qué cambia#

• Se conserva: el número, la fecha, la fecha contable, el vencimiento, los pagos y sus retenciones.
• Se recalcula: el total, el IVA, el estado de pago y las percepciones que el sistema calcula con el porcentaje del proveedor. Las percepciones que cargaste a mano (una jurisdicción, un importe del papel) se mantienen como estaban, y las podés cambiar en el mismo panel.
• Si ya estaba pagada y el total baja: la diferencia queda como saldo a favor del proveedor, igual que con una nota de crédito.
• El stock: si la factura se cargó como Factura directa con Entrega: Sí, el stock queda con las cantidades corregidas. Si se cargó sobre la entrega que ya existía, el stock no cambia: lo que entró es lo que dice ese documento.

Factura IA#

El botón Factura IA, arriba a la derecha, siempre está disponible: lee una foto o un PDF de la factura del proveedor (hasta 4 hojas) y te arma la carga. Funciona igual que en Fábrica: subís el comprobante, revisás lo que detectó, asociás los productos y Aplicá a Factura. La carga queda como Factura directa, con el Comprobante A/B/C/E detectado y revisado ya seleccionado. Si no se detecta, podés elegirlo en la revisión o en la carga principal. El selector Espacio queda visible y, si hay uno solo disponible, preseleccionado; con varios espacios, elegí el que compra antes de guardar. Ver Factura IA.

Filtros del listado principal#

El listado se busca por número, proveedor, razón social o CUIT, con Periodo y Estado (Pendiente, Vencidas, Por vencer o Pagado) arriba, y Proveedor, Importe y Razón social en Búsqueda Avanzada.

Podés ordenar por cualquier columna (Proveedor, Monto Factura, Fecha Factura, Vencimiento, etc.) haciendo clic en su encabezado, y ver la columna Monto Factura en violeta cuando no coincide con el de su orden o entrega de origen («Problemáticas»), y TOTAL VENCIDO en la barra de totales.

Saldo a favor de proveedores#

Si pagás más de lo que indica el Monto a pagar de una factura, la ventana muestra «Sobra $X» y un único tilde: Dejar como saldo a favor del proveedor, para cualquier medio de pago. A un proveedor no se le da vuelto: si no tildás la opción, el botón para confirmar el pago queda bloqueado hasta que corrijas el monto. El tilde exige un proveedor identificado.

El saldo se acumula por proveedor sin importar si la factura se cargó desde Espacios > Facturas o desde Fábrica > Facturas. Para revisar saldos disponibles, ver movimientos, reintegrar, ajustar o cargar el saldo a favor que ya tenías, abrí la ventana Pagos de la barra superior y tocá Saldo a favor. La misma pantalla también está accesible desde Fábrica > Facturas. Más detalles en Saldo a favor (proveedores).

Monto a pagar vs total de la factura#

Cuando la factura tiene retenciones cargadas, el sistema distingue dos valores:

• Total factura: el monto bruto del comprobante del proveedor (incluye IVA y percepciones).
• Monto a pagar: lo que efectivamente se transfiere al proveedor, una vez descontadas las retenciones.

En el modal de Gestión de pagos vas a ver ambos valores y el pendiente se calcula siempre sobre el monto a pagar, no sobre el bruto. Una factura totalmente pagada al proveedor queda en estado Pagada aunque el bruto sea mayor, porque las retenciones no se pagan al proveedor sino a AFIP.

Si pagás con un medio de tipo Cheque, podés emitir un cheque propio nuevo (se suma a la Cartera de cheques para seguir su estado hasta que el banco lo debite) o endosar un cheque de tercero que ya tengas en cartera. En ambos casos el pago baja la deuda del proveedor. Ver Pagar a un proveedor con cheque.

La orden de pago#

Una vez que la factura del local tiene al menos un pago registrado, podés emitirle al proveedor la orden de pago: el comprobante que detalla qué facturas se le cancelan, qué retenciones se le practicaron y con qué valores.

Se imprime desde el menú Imprimir de la fila, y se le puede mandar directo por WhatsApp o mail desde el botón Enviar. Funciona igual que en el listado de Fábrica: ver La orden de pago.

Si al pagarle le practicaste una retención, el mismo botón Enviar suma Constancia de retención por WhatsApp y Constancia de retención por Email, y el menú Imprimir suma Comprobante de retención. Ver La constancia de retención.

Exportar los pagos para el banco#

Con el permiso Exportar pagos al banco, el botón Exportar arma el archivo de transferencias masivas para el home banking con las facturas pendientes de los locales y el CBU de cada proveedor. Es la misma herramienta que en Fábrica, con un filtro más, Local, y cada pantalla exporta sólo sus facturas. Cómo se usa, qué trae el archivo y qué tener en cuenta: Exportar los pagos para el banco.

Una factura que compraste en otra moneda#

Si la factura es en dólares, euros u otra moneda, al cargarla elegís la Moneda de la factura y todos los productos se toman en ella; al imprimirla vas a ver también los importes en esa moneda y la cotización aplicada, además de los pesos. También elegís si la deuda queda en pesos o en la moneda de la factura, y en ese caso cada pago se toma a la cotización del día. Funciona igual que en Fábrica: ver Una factura que compraste en otra moneda.

Notas de crédito y débito de compra#

Cuando un proveedor te emite una nota de crédito o una nota de débito para ajustar una factura del local que ya cargaste, las registrás directamente sobre esa factura. No son comprobantes que emitís vos: solo cargás el que te llegó del proveedor.

• Nota de crédito (NC): el proveedor te acredita algo y baja lo que le debés (devolución de mercadería, bonificación, corrección de precio a la baja, error). Si querés, la NC también puede devolver mercadería y descontar ese stock.
• Nota de débito (ND): el proveedor te cobra de más y sube lo que le debés (intereses por mora, diferencia de precio al alza, flete, ajustes). La ND nunca mueve stock.

En ambos casos el Monto a pagar de la factura original se recalcula solo: la NC lo baja y la ND lo sube.

Cargar una nota de crédito o débito#

1. Abrir la nota desde la factura

   En el listado de Espacios > Facturas, ubicá la factura formal (A, B o C) sobre la que el proveedor emitió la nota. En su menú Acciones elegí Nota de crédito o Nota de débito.

   El sistema abre el comprobante ya vinculado a esa factura, con el proveedor cargado y la letra sugerida según la factura de origen (una factura A propone una nota A, y así).

   

2. Completar los datos del comprobante

   Cargá los datos tal como figuran en la nota física del proveedor:

   • Tipo de comprobante (A, B o C) y número
   • Fecha
   • CAE (opcional): el CAE lo emitió el proveedor; cargalo si lo necesitás para tu archivo
   • Motivo u observación

3. Cargar los importes

   Podés cargar los importes de dos maneras, y combinarlas en la misma nota:

   • Por producto: elegí productos de la factura y el importe que ajusta cada uno.
   • Por concepto libre: escribí una descripción (por ejemplo, Interés por pago fuera de término o Diferencia de flete), el neto y el IVA. Es lo más común en las notas de débito.

   El sistema muestra el desglose Neto / IVA / Percepción / Total mientras cargás.

4. Ajustar las percepciones (si tu empresa las sufre)

   Si la factura original traía percepciones del proveedor, la nota las propone en proporción a lo que estás ajustando, con un renglón por jurisdicción. Es una propuesta, no una regla: el proveedor decide cuáles devuelve o cobra, así que los importes son editables.

   • Si devolvió o cobró solo una parte, corregí el importe.
   • Si esa percepción no la tocó, sacala con la ✖. En la nota de crédito la fila queda tachada y podés reponerla apretando de nuevo.

   En la nota de débito, además, podés cargar una percepción que la factura no tenía. Es el caso de un interés por mora sobre el que el proveedor liquida IIBB: la factura entró limpia y la percepción aparece recién en la nota de débito. Usá el desplegable + Agregar percepción…, elegí la jurisdicción (o Otra percepción para una tasa municipal, escribiendo el nombre) y tipeá el importe tal como figura en el papel. La ✖ saca la fila.

   La nota de crédito no tiene ese desplegable, y es a propósito: la nota de crédito devuelve algo que ya te cobraron, así que solo puede ajustar lo que la factura traía. Si al proveedor le figura una percepción que en tu factura no está, el dato que hay que corregir es el de la factura.

   La excepción es el saldo inicial del proveedor. Si la nota de crédito corrige el saldo con el que el proveedor entró al sistema, no hay factura que corregir: esas compras son anteriores a devy. Por eso ahí la nota de crédito sí muestra + Agregar percepción…: elegí la jurisdicción y tipeá el importe que figura en el papel de la nota de crédito.

   

5. Devolver mercadería (solo en la nota de crédito)

   La casilla La NC devuelve mercadería al proveedor viene tildada siempre que la factura tenga productos, para que el sistema descuente ese stock del local. Las cantidades que devolvés salen del stock del local de la factura.

   Si la nota es solo financiera (una bonificación o un ajuste de precio que no vuelve mercadería), destildala: si la dejás tildada por error, el sistema descuenta stock que en realidad no salió.

6. Registrar

   Revisá el total y confirmá. La nota queda vinculada a la factura y esta actualiza su Monto a pagar al instante.

Cómo se ven en el listado#

Cada nota aparece como una fila propia en el listado de Facturas, vinculada a su factura de origen:

• La nota de crédito se muestra en rojo con signo menos (−$X): resta de lo que le debés al proveedor.
• La nota de débito se muestra en verde con signo más (+$X): suma a lo que le debés.

La factura original ya refleja el neto: si le hiciste una NC, su pendiente baja; si le hiciste una ND, sube.

Saldo a favor por una nota de crédito#

Si la factura ya estaba pagada cuando cargás la nota de crédito, el excedente no se pierde: queda como saldo a favor del proveedor para aplicar a una compra futura. Lo revisás desde el botón Saldo a favor de la ventana Pagos (ver Saldo a favor (proveedores)).

Vencimiento de pago#

Cada factura de compra del local puede llevar una fecha de vencimiento de pago, para que sepas cuándo tenés que pagarle a cada proveedor y puedas organizar los pagos.

• Al crear la factura elegís un plazo en el campo Vencimiento (A 7 días, A 15, A 30, A 60 o A 90). La fecha se calcula desde la fecha de la factura y se muestra debajo del selector.
• Al editar una factura el vencimiento se carga con un calendario, así podés poner la fecha exacta que figura en el comprobante del proveedor sin atarte a los plazos fijos.

En el listado de Facturas, la columna Vencimiento muestra los días relativos, para que sepas de un vistazo cuánto falta o cuánto te atrasaste:

• Vencido +5 d en rojo: factura pendiente vencida (lleva 5 días de atraso).
• -2 d en amarillo: factura pendiente próxima a vencer (faltan 2 días; también se marca cuando ya pasó más del 75% del plazo).
• -23 d sin color: todavía falta bastante.
• hoy: vence en el día.
• celda vacía: sin vencimiento cargado.

Pasá el mouse sobre el dato para ver la fecha exacta de vencimiento. Las facturas ya pagadas muestran directamente la fecha, sin color ni días.

Vencidas y Por vencer son dos opciones del propio filtro Estado, y ordenar el listado por la columna Vencimiento trae primero las más urgentes.

Una factura que cargás tarde: la fecha contable#

Si estás cargando tarde una factura de un período anterior (por ejemplo, una de mayo que se carga en agosto), podés asignarle una fecha contable: la factura conserva su fecha original, pero entra al Libro I.V.A. Compras, al Listado de Percepciones, a los asientos de Contabilidad y al Estado de Resultados del período de la fecha contable. Se carga desde el enlace Imputar en otro período, debajo de Fecha Factura, o después desde el lápiz (Editar factura).

Funciona igual que en Fábrica, con las mismas reglas: ver Una factura que cargás tarde: la fecha contable.

Consideraciones importantes#

• Si la factura viene de una entrega, conviene usar ese origen para mantener mejor trazabilidad.
• Si no existe entrega previa y la compra no necesita pasar por orden a proveedor a futuro, usá Factura directa.
• Las retenciones solo aparecen si el proveedor está marcado como Agente de retención. Si el bloque no se ve, revisá la ficha del proveedor en Datos > Proveedores.
• El panel de percepciones por monto solo aparece en facturas formales y en perfiles con esa gestión habilitada. Las percepciones cargadas ahí no modifican el stock ni los costos de los productos.
• El PDF de la factura muestra el detalle de retenciones y el neto a pagar cuando hay retenciones cargadas.
• La fecha de cada pago es la que cargás en Gestión de pagos, aunque sea de hace semanas: registrá cada pago con el día en que lo hiciste. Si usás Contabilidad y ese mes ya está cerrado, el sistema no te deja cargar, cambiar ni quitar pagos de ese mes hasta que lo reabras desde Contabilidad > Cierre de período.
• Al eliminar una factura que tiene pagos, se borran también esos pagos y sus retenciones: la confirmación te lo avisa. Si lo que hay que cambiar son productos, cantidades o precios, usá Corregir factura, que conserva los pagos.
• Una retención con certificado emitido al proveedor queda protegida: no se puede modificar ni quitar, y la factura no se puede borrar. Si fue un error, un administrador puede anular el certificado desde Gestión de pagos (el número queda anulado de forma permanente y no se reutiliza); después de anularlo, la retención y la factura se pueden corregir o eliminar. El certificado anulado queda a la vista, tachado, y no se vuelve a retener solo: si guardás así, el pago queda sin retención. Para practicarla de nuevo, tocá Volver a calcular la retención; sale con un certificado nuevo. Para no practicar una retención puntual sin cambiar la ficha del proveedor, poné su importe en 0.

Enlaces relacionados#

• Entregas
• Órdenes
• Datos > Proveedores
• Saldo a favor (proveedores)