Cotizador

Calculá el precio de un trabajo a medida a partir de sus datos (medidas, material, cantidad), guardalo como cotización, enviásela al cliente en PDF y convertila en presupuesto cuando la acepta.

El Cotizador es para las empresas que no venden a precio de lista, sino que calculan cada precio con una regla propia: bolsas a medida, cartelería por metro cuadrado, trabajos de imprenta, un servicio de catering. Cargás los datos del pedido y el sistema hace la cuenta, siempre igual, sin depender de una planilla ni de quién cotice.

Con el Cotizador podés:

• calcular el precio de un pedido cargando sus datos,
• guardar lo calculado como una cotización, con uno o varios renglones,
• enviársela al cliente en PDF,
• y, cuando la acepta, convertirla en un presupuesto de Ventas.

Antes de empezar#

• El módulo tiene que estar activado (ver el recuadro de arriba).
• La empresa necesita al menos un cotizador armado. La primera vez, quien administra el sistema elige una plantilla o arma uno propio: ver Armar un cotizador.
• Los valores con los que se calcula (el dólar, los costos, las listas de precios) tienen que estar al día: ver Parámetros.

Cotizar un pedido#

1. Entrá a Cotizador#

   En el menú, Operaciones → Adicionales → Cotizador. Si la empresa tiene más de un cotizador, elegí cuál usar en el selector de arriba.

2. Cargá los datos del pedido#

   Completá los casilleros: tipo, medidas, material, cantidad, o lo que pida tu cotizador. El precio se calcula solo mientras escribís; no hay que apretar ningún botón.

   Los números se escriben con coma para los decimales (35,5).

3. Leé el resultado#

   A la derecha (debajo del formulario, en el celular) aparece el precio. Arriba, una etiqueta te dice en qué estado está:

   • Precio calculado: está todo bien.
   • Cotiza, con avisos: hay precio, pero el sistema te advierte algo (por ejemplo, que el pedido no llega a un mínimo).
   • No se puede cotizar así: el pedido no se puede fabricar o vender con esos datos. El motivo aparece escrito.
   • Faltan datos: todavía no cargaste todo lo necesario.

4. Guardalo como cotización#

   Con el botón Guardar como cotización lo calculado pasa a ser el primer renglón de una cotización nueva, y el sistema te lleva a ella para completarla.

Armar y enviar una cotización#

Las cotizaciones guardadas están en Cotizador → botón Cotizaciones. El listado se puede filtrar por estado y buscar por cliente o por número.

Al abrir una cotización podés:

• elegir el cliente (uno de tu ficha de clientes, o escribir el nombre a mano si todavía no lo es),
• poner hasta qué fecha vale el precio,
• escribir una nota para el cliente, que sale en el PDF,
• agregar más renglones con Agregar renglón, que te lleva al Cotizador y vuelve con lo calculado,
• quitar un renglón.

Cuando está lista:

• Ver PDF muestra el documento que recibe el cliente. No incluye costos ni márgenes, sea quien sea el usuario que lo genere.
• Enviar por email la manda con el PDF adjunto y la deja marcada como Enviada.
• Marcar como enviada hace lo mismo si se la hiciste llegar por otro medio.

Los estados de una cotización#

Si cambiaron los valores después de cotizar#

Una cotización guarda el precio del día en que se calculó. Si después alguien actualiza el dólar o un costo, la cotización no cambia sola.

Mientras está en armado, el sistema te avisa que hay renglones calculados con valores anteriores y te ofrece Ver cómo quedaría con los valores de hoy: muestra, renglón por renglón, lo cotizado, lo que daría hoy y la diferencia. Si te conviene, Aplicar los precios de hoy.

Convertir una cotización en presupuesto#

Cuando el cliente acepta:

1. Marcala como aceptada#

   En la cotización enviada, El cliente aceptó.

2. Convertila#

   Botón Convertir en presupuesto. El sistema te muestra, antes de hacer nada, qué va a crear: un producto por cada renglón, con su cantidad y su precio.

   • Si ya existe un producto con ese mismo nombre, lo usa y no le cambia nada.
   • Si no existe, lo da de alta en ese momento. Elegís en qué sector queda y con qué IVA.

3. Confirmá#

   Se crea un presupuesto en Ventas con el precio que aceptó el cliente, y la cotización queda Convertida, con un enlace para abrirlo. Desde ahí seguís como con cualquier presupuesto: lo editás, lo facturás y lo cobrás.

Consideraciones importantes#

• El precio lo calcula siempre el sistema. Lo que se guarda en una cotización es el resultado de su cuenta, no un número escrito a mano.
• Convertir una cotización no descuenta stock ni genera una factura: crea un presupuesto. El stock y la factura llegan cuando ese presupuesto se entrega y se factura, como cualquier venta.
• Cotizar lo pueden hacer los rangos que venden. Cambiar los valores, armar cotizadores y ver los costos son tres permisos aparte que por defecto tiene sólo el administrador: ver Rangos y permisos.

Enlaces relacionados#

• Parámetros: los valores con los que se calcula
• Armar un cotizador
• Crear una venta