Datos ordenados

Buenas prácticas para mantener ordenados los datos maestros de devy: productos y variantes, costos, espacios y sectores, clientes, proveedores, medios de pago, recetas, cotizaciones y cargas masivas por Excel, que son la base de la caja, el stock y los informes.

Para qué sirve#

Los productos, los clientes, los proveedores y los medios de pago son la base sobre la que se apoya todo lo demás. Una venta bien cargada sobre un producto sin costo da un margen falso; un cobro bien registrado con un medio de pago mal configurado no entra al arqueo.

Esta página junta lo que conviene cuidar en cada uno. No son tareas de todos los días: se hacen bien una vez y se revisan cada tanto.

Productos#

Una fila por variante. Si el mismo artículo se vende en varios talles, colores o tamaños, cada uno es un producto distinto, con su propio SKU. Usá siempre la misma regla de nombres (Producto - Presentación): sin un sufijo que las distinga, dos presentaciones quedan con el mismo nombre y no hay forma de saber cuál se vendió.
El costo, siempre cargado. Un producto sin costo figura con costo cero: parece que te deja toda la venta como ganancia, y no suma al valor del stock. Es el dato que más informes arrastra.
El costo, al día. La rentabilidad usa el costo que tenía el producto el día de cada venta. Si lo actualizás tarde, las ventas de ese tiempo quedan calculadas con el costo viejo, y eso no se corrige después.
Disponible sólo donde corresponde. Un producto nuevo queda vinculado a todos los espacios. Si en alguno no se vende ni se guarda, destildalo: si no, aparece como disponible en los pedidos y los conteos de ese espacio.
El stock mínimo, por espacio. Es lo que dispara la alerta de stock bajo y arma la lista de reposición. Sin mínimo cargado, el sistema no avisa.
El código de barras, si vas a usar lectora.
Lo que ya no se usa, se desactiva. Un producto inactivo deja de aparecer para vender, sin perder su historia.

Ver Productos y Vinculación.

Espacios y sectores#

Es la confusión más cara de todas, porque se arrastra a todo el catálogo:

	Qué es	Tiene stock
Espacio	Un lugar físico: la fábrica, un depósito, un local.	Sí
Sector	Una clase de producto: Panadería, Bebidas, Remeras.	No

El stock se mueve siempre entre espacios. Un sector sólo dice qué clase de producto es.
El talle, el color o el tamaño no son ni espacio ni sector: son variantes del producto.
No dupliques la Fábrica. Si trabajás en un solo lugar, el espacio Fábrica que ya viene creado alcanza. Un Fábrica 1 al lado parte el stock en dos y ningún listado te muestra el total real.

Ver Espacios y Sectores.

Clientes#

El CUIT y la condición de IVA, correctos. De ahí sale qué factura le corresponde. Si cargás el CUIT, el sistema puede completar la razón social, la condición de IVA y el domicilio desde el padrón de ARCA.
Un cliente, una vez. Antes de crear uno, buscalo. Dos fichas del mismo cliente reparten su deuda y su historial entre las dos.
Una cadena con varias sucursales es un solo cliente, con sus direcciones de entrega. No hace falta una ficha por boca.
El cliente General es para la venta de mostrador. Lo que se vende a cuenta va a nombre del cliente real.

Ver Clientes.

Proveedores#

No te crees a vos mismo como proveedor. Si elaborás productos propios, el sistema ya tiene un proveedor con el nombre de tu empresa para eso.
Cargales la categoría (Mercaderías, Servicios…). Es lo que después te deja leer las compras y la deuda por tipo de gasto.
Si te factura A, B o C, declaralo también en el saldo inicial. Una deuda cargada como informal no admite después una nota de crédito o de débito de ese proveedor.
El transportista es un proveedor con su tilde, no una lista aparte.

Ver Proveedores.

Medios de pago#

Marcá Es efectivo (billetes) sólo en lo que entra físicamente a la caja. Es lo que se cuenta en el arqueo. Un medio de efectivo sin el tilde no entra al conteo, y uno que no es efectivo con el tilde puesto lo infla.
Marcá Se acredita en el banco en transferencias y depósitos, y Se acredita en Mercado Pago en lo que llega a esa cuenta. Son los cobros que compara la conciliación bancaria.
Un solo medio para el posnet, aunque tengas varios locales. No hace falta Posnet Centro y Posnet Norte: se crea un medio y se le asigna a cada local su terminal. El sistema enciende la que corresponde según desde dónde se vende.
Pocos medios y con nombres claros. Cada medio de más es una opción donde el cajero se puede equivocar, y una línea más en cada cierre.

Ver Medios de pago.

Recetas#

Cargá la receta como la tenés escrita, con las cantidades de la tanda, e indicá cuántas unidades salen. El sistema calcula cuánto lleva cada una.
Revisá la unidad de cada ingrediente. Gramos cargados como kilos (o al revés) multiplican por mil el consumo y el costo: es el error de receta que más distorsiona el stock.
La merma no es el rinde. La merma dice cuánto ingrediente se pierde al usarlo; no cambia cuánto producto sale al final.
Un ingrediente que no aparece para elegir no tiene activa la opción Disponible para recetas en su ficha.
Todos los insumos, con costo. Un insumo sin costo hace que el producto terminado parezca más barato de lo que es.

Ver Recetas.

Cotizaciones#

Si tenés productos, compras o ventas en otra moneda, la cotización se carga en Configuración → Monedas y cotizaciones. No guarda historial: la que vale es siempre la última que cargaste. Sin cotización, los informes que necesitan pasar a pesos no se generan o cuentan ese importe en cero.

Ver Configuración.

Cargas masivas por Excel#

Las cargas y ediciones por Excel ahorran horas, y también son la forma más rápida de cambiar mil productos por error.

Bajá siempre la plantilla del sistema y no cambies, muevas ni borres los encabezados.
Mirá la vista previa antes de confirmar. Te dice cuántas filas son altas, cuántas ediciones y cuáles tienen error, antes de que se guarde nada.
En la edición masiva, una celda vacía significa "no cambies este campo", no "borralo". Podés bajar el Excel completo, tocar dos columnas y subirlo sin perder el resto.
No ordenes ni copies una sola columna. Si un ID queda corrido respecto de su producto, los datos van a parar a otro. Filtrá desde la fila de encabezados o eliminá la fila completa.
Borrá las filas de ejemplo de la plantilla antes de subirla: el sistema las procesa como cualquier otra.
Hay cargas que reemplazan en vez de sumar. Importar la receta de un producto reemplaza su receta completa, y en la hoja Presentaciones lo que está en la hoja es lo que queda. La vista previa lo avisa.

Ver Antes de importar: revisá tu Excel.

Consideraciones importantes#

Menos es más. Menos medios de pago, menos listas de precios, menos sectores: cada opción de más es una decisión que alguien toma mal un lunes a la mañana.
Definí quién mantiene los datos. Si cualquiera puede crear productos, el catálogo se llena de duplicados. La opción No poder crear productos nuevos deja el alta en una sola persona. Ver Permisos.
Revisá los datos cuando un informe da algo raro. Un margen imposible, una alerta que nunca suena o una deuda que nadie reconoce casi siempre empiezan en una ficha mal cargada.