Medios de pago

Creá y administrá los medios de pago que después podrás usar en ventas, cobros, cajas y otros circuitos del sistema.

En esta sección podés definir qué medios de pago va a tener disponibles tu empresa para operar dentro del sistema.

Los medios cargados acá se reutilizan en distintos circuitos, por ejemplo ventas, cobros y reportes, por eso conviene mantenerlos ordenados y con nombres claros.

Antes de empezar#

Revisá qué medios de pago realmente usa tu empresa.
Si alguno lleva recargo, definí previamente cómo lo querés aplicar.
Evitá duplicar medios con nombres parecidos si cumplen la misma función.

Crear un medio de pago#

Ingresá a Datos > Medios de pago.
Hacé clic en + Nuevo medio de pago.
Completá la información solicitada.
Confirmá con Guardar.

El listado de medios de pago, con la columna Servicio y las etiquetas Sistema e Interno.

El formulario de alta de un medio de pago: Servicio, Moneda, Es efectivo, Se acredita en el banco y Se acredita en Mercado Pago.

En el listado, la columna Servicio muestra una etiqueta por medio (Efectivo, Banco, Mercado Pago o la moneda). Los filtros de la fila principal son Servicio y Estado; en Búsqueda Avanzada sumás Origen (Propios / Del sistema), Efectivo y Moneda.

Qué conviene definir al cargarlo#

Nombre: usá una descripción simple y reconocible, por ejemplo Efectivo, Transferencia, Débito o Crédito.
Recargo: es útil cuando querés reflejar un costo adicional, por ejemplo por pagos con tarjeta o cuotas.
Estado activo: determina si ese medio estará disponible para usarlo en la operatoria diaria.

Medio de pago tipo Cheque#

Al crear o editar un medio de pago, el campo Servicio te permite elegir Cheque (captura datos del cheque). Cuando un medio tiene ese servicio, al cobrar o pagar con él el sistema pide los datos del cheque (número, banco, librador, fecha de acreditación, físico o e-cheq) y lo suma a la Cartera de cheques para hacerle seguimiento.

Si querés llevar el seguimiento de cheques recibidos y emitidos, creá un medio con el servicio Cheque. El detalle del módulo está en Adicionales > Cartera de cheques.

Medio de pago con posnet (terminal)#

El campo Servicio también te permite elegir Mercado Pago Point. Con ese servicio, al cobrar una venta con ese medio la terminal se enciende sola con el importe ya cargado: no hay que tipear el monto en el posnet ni cruzar después su ticket con la venta.

Si tenés varios locales, no hace falta un medio de pago por local: se crea uno solo y, al editarlo, en el panel Terminal por espacio se le asigna a cada local la terminal que está físicamente ahí. El sistema enciende la que corresponde según desde qué local se vende.

En un local al que no le asignes terminal, ese medio se cobra a mano: sigue estando disponible y el cobro se registra, pero no se enciende ningún posnet — y nunca el de otro local. Así podés cargar sólo los locales que ya tienen el suyo.

Un local con más de un punto de venta#

Si un local factura por más de un punto de venta —por ejemplo, el mostrador y una barra, cada uno con su caja y su posnet—, el panel Terminal por espacio muestra una fila por cada punto de venta, con el mismo nombre que ves en Vendiendo desde del POS: Sucursal Centro · PV 3 y Sucursal Centro · Barra · PV 4. Asignale a cada fila el posnet que está en ese mostrador. Al cobrar, se enciende el posnet del punto de venta desde el que se hace la venta.

Así no hace falta un medio de pago aparte para el segundo posnet: el medio sigue siendo uno solo y las cajas y los informes no se parten.

Si a un punto de venta del local todavía no le asignaste posnet, la columna Cómo cobra dice Por el posnet del local: las ventas de ese punto de venta encienden el posnet del local, como hasta ahora.

El paso a paso completo —conectar la cuenta, dejar las terminales en modo integrado y probarlas— está en Integraciones > Mercado Pago.

Marcar un medio como efectivo#

Al crear o editar un medio de pago tenés el tilde Es efectivo (billetes). Marcalo cuando lo que se cobra con ese medio entra físicamente a la caja.

El tilde «Es efectivo (billetes)»: lo que se cobra con ese medio entra a la caja, puede dar vuelto y se cuenta en el arqueo.

Ese tilde define dos cosas importantes:

El vuelto: solo un medio en efectivo puede dar cambio. Si el cliente paga de más con un medio que no es efectivo, el excedente hay que dejarlo como saldo a favor o corregir el importe.
El arqueo del cierre de caja: al cerrar el turno, el sistema te pide contar los billetes de cada medio marcado como efectivo (cada moneda, su pila).

Antes el sistema adivinaba cuáles eran los medios de efectivo por el nombre. Si tenés un medio de efectivo con un nombre que no incluye la palabra "efectivo" (por ejemplo Contado o Caja), revisá que tenga el tilde puesto. Y al revés: si algún medio que no es efectivo lo tiene marcado por error (por ejemplo Pago efectivo en 3 cuotas), destildalo para que no entre al arqueo.

Marcar un medio que se acredita en el banco#

Al crear o editar un medio de pago tenés el tilde Se acredita en el banco. Marcalo cuando lo que se cobra con ese medio llega a tu cuenta bancaria: transferencias y depósitos.

Son los cobros que la Conciliación bancaria compara con el extracto del banco. En el listado de medios de pago, los que lo tienen tildado muestran la etiqueta Banco.

Los medios cuyo nombre ya indicaba una transferencia, un depósito o un banco vienen tildados. Revisá los demás: por ejemplo, si depositás los cheques en la cuenta, tildá también el medio de cheque.

Marcar un medio que se acredita en Mercado Pago#

El tilde Se acredita en Mercado Pago es para los medios cuyos cobros llegan a tu cuenta de Mercado Pago (ventas de Mercado Libre, QR, link de pago, posnet). Son los cobros que la Conciliación bancaria compara con el reporte de Liquidaciones de Mercado Pago. En el listado muestran la etiqueta Mercado Pago.

No tildes estos medios como Se acredita en el banco, aunque después pases la plata a la cuenta: Mercado Pago transfiere el total de muchas ventas juntas, y cada venta figuraría como un cobro que no llegó al banco.

Los medios que se llaman "Mercado Pago" y los que usa la integración con Mercado Libre o Tienda Nube para cobrar por Mercado Pago vienen tildados.

Medio de pago en otra moneda (ej. dólares)#

Si tu empresa cobra o paga con billetes de otra moneda (por ejemplo dólares en efectivo), podés crear un medio de pago que la declare. Al crear o editar el medio, elegí la moneda en el selector Moneda.

Un medio de pago en dólares: se elige la moneda en el selector Moneda, y los cobros se registran en esa moneda.

Con eso, cada vez que cobres con ese medio el sistema te va a pedir cuánto recibís físicamente en esa moneda y la cotización del día, y va a calcular solo el equivalente en pesos. El detalle de cómo se cobra está en Ventas > Pagos y cobranzas.

Tené en cuenta estas reglas:

Un medio en otra moneda no puede tener recargo y su servicio es siempre Manual (sin posnet ni cheque).
Si el medio son billetes de esa moneda (lo habitual), marcale también Es efectivo (billetes): con eso puede dar vuelto en su moneda y se cuenta en el arqueo. Un medio en otra moneda que no sea efectivo (por ejemplo una transferencia en dólares) dejalo destildado.
Los medios especiales del sistema (Efectivo, Gift Card, Saldo a favor) siempre operan en la moneda principal.
Para que el cobro funcione, cargá la cotización de esa moneda en Configuración, sección Monedas y cotizaciones. Si no hay cotización cargada, el sistema no deja cobrar con ese medio (podés ingresarla a mano en el momento del cobro).
Al cerrar la caja de un turno con movimientos en otra moneda, el sistema te pide contar esa pila de billetes por separado. Ver Caja.

La factura sigue emitiéndose siempre en pesos: la moneda es del cobro, no del comprobante. Un cobro de USD 100 con cotización 1.450 cancela $145.000 de la cuenta corriente del cliente.

Activar o desactivar medios#

Un medio de pago puede quedar cargado y desactivarse temporalmente sin necesidad de borrarlo.
Esto sirve cuando querés dejar de usarlo por un tiempo, pero conservar su configuración para volver a habilitarlo más adelante.

Solo los medios de pago activos quedan disponibles para ser usados en ventas, cobros y reportes.

Cuándo usar recargos#

El recargo sirve para contemplar costos asociados a ciertos medios de cobro.
Un caso común es cuando el comercio ofrece cuotas o pago con tarjeta y necesita trasladar parte de ese costo.
Si no querés diferenciar ese comportamiento, podés dejar el medio sin recargo.
Se aplica sólo sobre la parte del total que se paga con ese medio (si el cliente paga mitad efectivo y mitad tarjeta, el recargo corre sólo sobre la mitad con tarjeta) y viaja en la factura: ajusta el neto y el IVA del comprobante, no es un ítem aparte.
Una misma venta puede cobrarse con varios medios con recargo (dos tarjetas en distintos planes, por ejemplo): cada recargo corre sólo sobre su parte. No se puede mezclar en la misma venta un medio con recargo y otro con descuento.

Medios de pago especiales del sistema#

Además de los medios que cargás manualmente, el sistema trae algunos medios marcados como Sistema o internos, que se comportan distinto en el listado:

Efectivo es del sistema: no se puede renombrar ni eliminar, pero sí se le configura el recargo, como a cualquier otro.
Gift card: aparece como medio de pago en ventas cuando el cliente presenta una tarjeta válida con saldo. Más detalles en Adicionales > Gift card.
Saldo a favor: aparece como medio de pago cuando el cliente o proveedor tiene saldo acumulado por excedentes de cobros o pagos previos. Se administra desde Saldo a favor (clientes) y Saldo a favor (proveedores).
Retención sufrida es interno: lo gestiona la app sola cuando un cliente te retiene un impuesto al pagarte.

Ninguno de estos se crea desde esta pantalla: el sistema los gestiona automáticamente. Un medio de pago propio que ya usaste en una venta o un pago tampoco se puede eliminar: se desactiva.

Consideraciones importantes#

Conviene mantener pocos medios bien definidos en lugar de crear variantes innecesarias.
Si un medio deja de usarse, generalmente alcanza con desactivarlo.
Como estos medios impactan en otros módulos, cualquier cambio conviene revisarlo con criterio operativo y no solo administrativo.