Control del dueño: qué mirar y cada cuánto

Buenas prácticas de control para el dueño o quien administra: los diez números del negocio (caja, ventas, deuda, rentabilidad, stock, mermas, pedidos), en qué informe o tablero de devy se ve cada uno, cada cuánto mirarlo y cuál es la señal de alarma.

Para qué sirve#

devy tiene decenas de informes y tableros. Para controlar una empresa alcanzan diez números, mirados siempre con la misma frecuencia. Esta página dice cuáles son, dónde se ve cada uno y qué tiene que llamarte la atención.

No hace falta estar en la operación para leerlos: todos salen de lo que el equipo carga todos los días.

Antes de empezar#

Con Informes alcanza. Todo lo de esta página se puede sacar desde Informes, en Excel o PDF.
Con devyBI es más rápido. Si tu empresa lo tiene, los mismos números están en tableros que se leen de un vistazo y se comparan solos contra el período anterior. Lo usa el rango Administrativo. Ver devyBI.
Los números son los mismos en los dos lados. Lo que ves en un tablero de devyBI coincide con su informe: no hay que elegir a cuál creerle.

Los diez números#

La pregunta	Dónde se ve	Cada cuánto	La señal de alarma
¿La caja cierra?	`Caja`, columna `Diferencia` · Informe `Detalle Completo de Caja` · devyBI `Finanzas` → `Caja`	Todos los días	Una diferencia que se repite en el mismo espacio o con la misma persona. Cajas reabiertas. Cajas que llevan días abiertas.
¿Cuánto vendí?	`Cierre Ventas`, por día · devyBI `Resumen`	Todos los días	Una caída contra el período anterior que nadie sabe explicar.
¿Quién me debe?	Informe `Cuentas por Cobrar` · devyBI `Finanzas` → `Aging CxC/CxP`	Una vez por semana	Deuda vieja que crece. Clientes a los que se les sigue vendiendo a cuenta sin que paguen.
¿A quién le debo?	Informe `Cuentas por Pagar` · devyBI `Finanzas` → `Aging CxC/CxP`	Una vez por semana	Facturas vencidas. Muchas facturas `Sin vencimiento`.
¿Cumplo lo que me piden?	Informes `Entregas Pendientes` y `Estado Pedidos vs Entregas` · devyBI `Abastecimiento` → `Pedidos y entregas`	Una vez por semana	Pedidos atrasados varios días. Mercadería que sale sin que nadie la haya pedido.
¿Qué me falta?	Informe `Estado Actual Stock respecto Consumo` · devyBI `Productos` → `Stock`, tabla `Productos en quiebre`	Una vez por semana	Productos que se venden bien, en rojo o en cero.
¿Gané o perdí?	Informe `Estado de Resultados` · devyBI `Finanzas` → `Estado de Resultados`	Una vez por mes	Un margen bruto que baja mes a mes.
¿Qué me deja plata?	Informe `Ventas, Costos y Rentabilidades` · devyBI `Productos` → `Rentabilidad`	Una vez por mes	Productos en rojo (vendidos por debajo del costo). Productos con una rentabilidad que no puede ser: casi siempre les falta el costo.
¿Cuánta plata tengo parada?	Informe `Valor Stock Generalizado` · devyBI `Productos` → `Stock`	Una vez por mes	Un stock que crece más rápido que las ventas. Pocos productos que concentran casi todo el valor.
¿Cuánto se pierde?	`Cierre Devoluciones`, por encargado · devyBI `Productos` → `Mermas`	Una vez por mes	Desechos sin motivo. El mismo producto o la misma persona todos los meses.

El tablero Caja: cobros, pagos, diferencia de arqueo y cantidad de cajas cerradas y abiertas; los cobros por mes, por medio de pago y la diferencia por espacio. — El tablero `Caja` de devyBI: lo cobrado, cómo cerraron los arqueos y en qué espacio se concentran las diferencias.

Si tenés más de un local o un equipo de ventas#

Comparar locales: devyBI Ventas → Multi-sucursal. Mirá el ticket promedio además de las ventas: un local con muchas ventas chicas y otro con pocas grandes piden decisiones distintas.
Comparar vendedores: informe Ventas por Vendedor (Comisiones) o devyBI Ventas → Empleados. Sólo sirve si cada venta lleva al vendedor que la hizo: si una sola persona carga todas, el ranking la muestra a ella.

Cómo leer una diferencia de caja#

Es el control más importante y el más fácil de leer mal.

Una diferencia chica y aislada es un error de conteo o de vuelto. No es una alarma.
Una diferencia que se repite en el mismo espacio o con la misma persona es un procedimiento que no se está cumpliendo: cobros cargados con otro medio, retiros que no se anotan, vueltos mal dados.
Que todas las cajas cierren siempre en cero exacto tampoco es necesariamente buena señal: puede ser que se esté cargando como efectivo final lo que el sistema espera, en vez de contar.

En Caja → Búsqueda Avanzada, el filtro Arqueo separa las cajas Con faltante, Con sobrante y Cuadrada, y el filtro Reabierta trae las que alguien volvió a abrir después de cerrarlas. En devyBI, el tablero Caja suma las diferencias por espacio y por usuario.

Que el sistema te avise#

No todo hay que salir a buscarlo. La campana de notificaciones avisa sola, y cada persona elige si además le llega por email, en el momento o en un resumen diario.

Los avisos que le sirven a quien controla:

Aviso	Qué te dice
Stock bajo el mínimo	Un producto quedó por debajo del mínimo que le cargaste en ese espacio.
Lotes por vencer	Mercadería con vencimiento cercano.
Cheques propios por vencer	Un cheque tuyo que está por debitarse.
Propuestas de precio	Cambió un costo y hay un precio de venta esperando tu aprobación.
Precios actualizados solos	El sistema cambió un precio por una regla que configuraste.

Qué se avisa para toda la empresa lo decide el Administrativo (o un rango personalizado con Personal y legajos) en Configurar alertas, por local y por sector. Apagá lo que no vas a mirar: una campana con cien avisos que nadie lee no avisa nada.

Configuración de alertas: la explicación de arriba y el grupo Stock bajo el mínimo, con los locales encendidos y, entre los sectores, Materia Prima apagado y tachado. — `Configurar alertas`: cada local y cada sector se enciende o se apaga para toda la empresa.

La alerta de stock bajo sólo existe para los productos que tienen un stock mínimo cargado en ese espacio. Si nunca te avisa nada, lo primero a revisar es si los mínimos están cargados. Ver Vinculación.

Lo que tiene que estar cargado para que los números sirvan#

Un tablero no puede mostrar lo que nadie cargó. Estos son los datos de los que depende cada control:

Si falta…	…deja de servir
El costo de los productos	La rentabilidad, el margen, el valor del stock y el Estado de Resultados.
El stock mínimo por espacio	Las alertas de stock y la lista de reposición.
El cliente en las ventas	Las cuentas corrientes y el análisis por cliente.
El vendedor correcto en cada venta	El ranking de vendedores y las comisiones.
El vencimiento en ventas y facturas a plazo	La deuda vencida y por vencer.
El cierre de cada caja	El control de arqueos: los informes de caja sólo traen cajas cerradas.
El motivo al cargar un desecho	Saber por qué se pierde la mercadería.
El conteo periódico de stock	Que el stock del sistema sea el de la estantería.

Cómo leer los números sin engañarte#

Foto de hoy o período. La deuda, los saldos a favor y el stock son siempre la foto de hoy, sin importar el período que elijas. Las ventas, la rentabilidad y la caja son de un período.
Los presupuestos no son ventas. No cuentan en los informes de ventas ni en devyBI. La excepción es Ventas, ND y Cobros, que los muestra como documentos sin cobro.
Con IVA o sin IVA. Los informes que miran ventas enteras usan el total con impuestos; los que miran productos y márgenes, la venta neta. Por eso el total de uno no es igual al del otro.
El costo es el del día de la venta. Si corregís el costo de un producto hoy, la rentabilidad de los meses pasados no cambia.
Vendido no es cobrado. Los informes de ventas muestran lo vendido, se haya cobrado o no. Para lo cobrado, Ventas, ND y Cobros o la caja.
Compará meses completos. Un mes a medio terminar siempre va a parecer peor que el anterior.

Consideraciones importantes#

Qué informes ve cada uno depende de su rango. Los de deuda, márgenes y caja piden el permiso de informes de Rentabilidad; el Estado de Resultados y los libros, el de Fiscales. Ver Permisos.
Detalle Completo de Caja trae sólo las cajas que se abrieron y se cerraron dentro del período. Para ver el día de hoy, primero hay que cerrar las cajas.
En devyBI, si aparece el cartel amarillo Datos parciales, el período tiene más movimientos de los que el tablero puede leer: achicá el rango hasta que desaparezca, porque los totales salen por debajo.
Cuando un número no te cierra, no lo des por malo ni por bueno: seguilo hasta la operación que lo generó. Ver Auditar.