Clientes

Cargá, consultá y administrá tu base de clientes para usarla en ventas, cuentas corrientes, listas de precios y reportes: alta individual o masiva, edición masiva por Excel y las percepciones que le cobrás en tu factura.

En esta sección podés registrar todos los clientes de tu empresa y mantener su información actualizada. La carga puede hacerse de forma masiva o individual, según la cantidad de datos que necesites ingresar.

Antes de empezar#

• Si vas a hacer una carga masiva, descargá siempre la plantilla desde el sistema y repasá qué revisar en tu Excel antes de subirlo.
• Completá cada columna respetando el formato indicado.
• Si necesitás asociar listas de precios o cuentas corrientes, conviene cargar primero la base principal de clientes.

Carga masiva de clientes#

Se entra desde + Nuevo cliente: en la ventana de alta, arriba a la derecha, el botón Ingreso Masivo.

• Descargá la plantilla oficial
• Completala con la información de tus clientes
• Cuando termines, subí el archivo con Subir y procesar

• En la columna correspondiente al tipo de documento debés indicar DNI, CUIT o CUIL.
• En la columna del número de documento debés ingresar únicamente el valor numérico.
• Si tenés dudas sobre el formato, revisá la hoja Referencias dentro de la planilla.

• Una vez cargado el archivo, el sistema mostrará una vista previa.
• Si detecta errores, te los informará antes de confirmar el ingreso.
• Si todo es correcto, hacé clic en Confirmar e ingresar clientes.

Carga individual de clientes#

• Si necesitás cargar un solo cliente, hacé clic en + Nuevo cliente.
• Completá los datos obligatorios, que están todos en la pestaña General.
• Si hace falta, sumá el resto desde las otras dos pestañas.
• Confirmá la carga con Guardar.

Lo que cargás en una pestaña se conserva al pasar a otra, y Guardar guarda todas juntas.

Campos que no siempre se explican solos:

• Bonificación (%) (pestaña Contacto y venta): un descuento fijo que se le aplica a este cliente en cada venta.
• Estado: activo o inactivo; un cliente inactivo sale de los selectores de carga.
• Cliente del Exterior: habilita los datos para Factura de exportación.
• Facturación: si el cliente factura en otra moneda, ver Factura en moneda extranjera.

Gestión posterior#

• En el listado principal podés consultar y editar clientes desde la columna Acciones.
• Un cliente sin movimientos se elimina. Un cliente con movimientos (ventas, cuenta corriente) no se borra: se desactiva. Sale de los selectores, pero sus comprobantes siguen siendo suyos. Lo reactivás filtrando por Estado.
• El nombre se resalta con el ícono ℹ cuando el cliente tiene cualquier dato adicional cargado (rubro, provincia, notas, cumpleaños, etc.), no sólo un identificador interno.
• Al pasar el cursor sobre el ícono de información, podés ver datos adicionales del registro.
• En la fila principal tenés los filtros Cond. IVA y Estado; en Búsqueda Avanzada, además, Lista de precios, Cuenta corriente (Con deuda / Al día), Cumpleaños (este mes / hoy) y Compró entre.

• También podés usar la Búsqueda Avanzada para localizar clientes y exportar el resultado desde Exportar. El archivo trae exactamente los clientes que ves en el listado, con todos los filtros que tengas puestos (búsqueda, estado y los de la Búsqueda Avanzada) y en el mismo orden, sin cortar por páginas. Sin filtros, baja toda la cartera.

Edición masiva de clientes#

Sirve para corregir o completar datos de muchos clientes a la vez desde un Excel: el teléfono y el correo de toda la cartera, la condición de IVA que faltaba, la bonificación de un grupo. Sólo edita clientes que ya existen: para dar de alta, usá la carga masiva.

Se entra desde la edición de cualquier cliente: tocá el lápiz Editar cliente en su fila y, arriba a la derecha de la ventana, el botón Edición Masiva.

1. Descargá la planilla

   Tocá Descargar. La planilla viene con todos tus clientes, activos e inactivos, y sus datos actuales, uno por fila. La columna ID Cliente es la que dice qué cliente es cada fila: no la cambies.

2. Cambiá lo que necesites

   Editá las celdas que quieras cambiar; las que dejes vacías no se tocan. Se pueden cambiar el nombre, la razón social, la condición de IVA, el tipo y número de documento, el teléfono, el correo, la dirección, la bonificación, el estado (1 - Activo o 0 - Inactivo) y los datos adicionales (identificador interno, rubro, departamento, provincia, país, Instagram, notas, frecuencia de compra y preferencia de contacto). La hoja Referencias tiene los valores que acepta cada columna.

3. Subila y revisá la previsualización

   Elegí el archivo y tocá Subir y Procesar. La pantalla te dice cuántos clientes cambian y muestra sólo esos, con cada dato modificado en rojo y el valor anterior al lado (anterior → nuevo). Todavía no se guardó nada.

4. Confirmá

   Si está todo bien, tocá CONFIRMAR Y APLICAR CAMBIOS. Los cambios se aplican todos juntos: si algo falla, no se guarda ninguno.

• Si una fila tiene un error, la previsualización lo muestra con su número de fila (por ejemplo, Fila 12: Email inválido) y el botón de confirmar queda deshabilitado: corregí el Excel y volvé a subirlo.
• La condición de IVA: la planilla te ofrece las cinco de la ficha (Responsable Inscripto, Monotributista, Consumidor Final, Exento y Cliente del Exterior). También acepta las demás del nomenclador de ARCA, así que un cliente que ya tenga otra cargada no frena la importación.
• No se revisa el CUIT: controlá vos que el número sea el correcto.
• No están en la planilla la lista de precios, el cumpleaños ni los datos de exportación de un cliente del exterior: esos se cambian desde la ficha.

Sucursales y puntos de entrega#

Si un cliente tiene varias bocas —una cadena de supermercados, una franquicia—, no hace falta cargar un cliente por cada dirección. Cargás un solo cliente, con su CUIT y su dirección fiscal (la casa central), y le agregás tantas sucursales como puntos de entrega tenga. La dirección del cliente sigue siendo siempre la fiscal: es la que se usa para facturar. Las sucursales sólo dicen adónde se entrega cada venta puntual.

Cargar sucursales una por una#

• En el listado de clientes, hacé clic en el botón Sucursales de la fila del cliente.
• En la ventana que se abre, completá Nombre (por ejemplo "Sucursal Centro") y, si querés, Dirección, Localidad y Provincia, y confirmá con Agregar sucursal.
• Podés editar cualquier sucursal con el lápiz de su fila, o darla de baja cuando ese local cierra. Una sucursal dada de baja no se ofrece en ventas nuevas, pero las ventas que ya la tenían elegida la siguen mostrando; se puede reactivar en cualquier momento.

Importar muchas sucursales desde Excel#

Para cargar de una vez las sucursales de todos tus clientes —una cadena completa, o todas las que tengas—, abrí Sucursales en cualquier cliente y hacé clic en Ingreso Masivo, arriba a la derecha de la ventana. Se abre la pantalla Ingreso Masivo de Sucursales de Clientes, que funciona igual que el ingreso masivo de clientes:

1. Descargá la plantilla

   Con el botón Descargar. Es una sola plantilla para todos tus clientes.

2. Completá una fila por sucursal

   Cada fila lleva el CUIT del cliente al que pertenece —así podés cargar en el mismo archivo sucursales de varios clientes distintos— y el nombre, dirección, localidad y provincia de la sucursal.

3. Subí el archivo y revisá la vista previa

   Con Subir y Procesar. El sistema te muestra cuántas sucursales va a crear y cuántas va a actualizar, fila por fila, antes de guardar nada.

4. Confirmá la importación

   Con CONFIRMAR E INGRESAR SUCURSALES. Al terminar vuelve al listado de clientes.

Si volvés a importar el mismo archivo más adelante, las sucursales que ya existen (mismo cliente y mismo nombre) se actualizan con los datos nuevos en vez de duplicarse: podés reimportar el mismo archivo sin miedo.

Elegir el lugar de entrega en una venta#

Al cargar una venta a un cliente con sucursales, aparece el campo Lugar de entrega debajo del cliente. Ver Crear una venta.

Percepciones que le cobrás en tu factura#

Si tu empresa es agente de percepción —por ejemplo, de Ingresos Brutos—, cada factura que le hacés a un cliente alcanzado tiene que sumar la percepción. Acá definís a qué clientes les percibís y con qué alícuota; después, cada factura la calcula sola.

Antes de empezar:

• La personalización Contabilidad e impuestos avanzados tiene que estar activa (ver Configuración).
• Tenés que tener cargada al menos una percepción de venta en el catálogo de impuestos de la empresa, con su alícuota y su mínimo: ver Impuestos y percepciones.

Con las dos cosas, en cada fila del listado de clientes aparece el botón amarillo Impuestos, antes del lápiz de editar.

1. Abrí los impuestos del cliente

   Tocá Impuestos en la fila del cliente. Se abre una ventana con todas las percepciones de venta de tu catálogo.

2. Marcá las que le aplicás

   Tildá Aplicar en cada percepción que le corresponde a ese cliente.

3. Cargá sólo lo que tiene distinto

   Mínimo Monto Imponible y Alícuota (%) muestran en gris el valor general del impuesto (Def: …). Dejalos vacíos para usar ese valor, o escribí el que le toca a este cliente, por ejemplo la alícuota que le asigna el padrón.

4. Si está exento, marcalo

   Si el cliente te presentó un certificado de exclusión, tildá Exento y cargá el Vencimiento Ex. del certificado. Hasta esa fecha no se le percibe; al día siguiente, vuelve a percibirse solo. Sin fecha, la exención no vence.

5. Guardá

   Tocá Guardar datos. La ventana se cierra.

Cómo se aplica en la factura:

• Se calcula sobre el neto del comprobante, sólo si llega al mínimo, y se suma al total como una línea aparte. Viaja a ARCA como tributo.
• Se aplica en las ventas con comprobante: la venta, el punto de venta, la nota de débito y el paso de una venta interna a factura.
• No se percibe a un consumidor final, ni a un cliente sin condición de IVA cargada, aunque tenga la percepción tildada. Revisá la condición de IVA de la ficha.

Enlaces relacionados#

• Asistente de migración
• Cuentas corrientes iniciales
• Lista de precios
• Índice