Crear una venta

Paso a paso para cargar una venta nueva y qué circuitos logísticos se disparan al guardarla.

Esta página describe cómo crear una venta desde cero y qué pasa con la logística según la configuración elegida. Para los conceptos previos (origen de stock, comprobantes, venta directa vs indirecta), revisá la vista general del módulo.

Cómo crear una venta#

1. Definir origen, cliente y modalidad de pago

   Entrá a Operaciones > Ventas y hacé clic en + Nueva venta.

   Completá primero:

   • Origen de Stock
   • Origen de Facturación
   • Cliente (el selector tiene --- NUEVO CLIENTE --- para dar de alta uno sin salir de la pantalla)
   • Modalidad de pago
   • Vencimiento (opcional, para ventas a cobrar más adelante)

   Si la venta todavía no se va a cobrar, usá A futuro. Si solo querés dejar una propuesta, usá Presupuesto.

   En el campo Vencimiento podés elegir un plazo de cobro de 7, 15, 30, 60 o 90 días, Personalizado… (de 1 a 3650 días) o dejarlo en Sin vencimiento. Cuando elegís un plazo, el sistema muestra debajo del selector la fecha exacta de vencimiento calculada desde hoy.

   El vencimiento es opcional. Si la venta es de cobro inmediato o no tiene un plazo pactado con el cliente, dejalo en Sin vencimiento.

2. Elegir comprobante y datos comerciales

   Seleccioná el comprobante que corresponda y, si aplica, revisá:

   • Vendedor
   • Fecha del comprobante
   • Bonificación
   • Lista de precios
   • Observación

   El sistema puede mostrar opciones distintas según la condición fiscal del cliente y la configuración del origen.

3. Configurar entrega si corresponde

   Si la venta no se entrega en el momento, revisá los campos de:

   • Entrega realizada,
   • Envío realizado,
   • y Fecha estimada.

   Esto te ayuda a dejar la venta alineada con la logística real. Si la entrega queda pendiente, la venta puede quedar marcada visualmente como pendiente de entrega para que el equipo la resuelva después.

   No todos estos campos aparecen siempre, ni todos se pueden editar. Depende del origen y del cliente:

   • Con Cliente general y origen fábrica, Entrega realizada queda fija en Sí: no se pide envío ni fecha.
   • Con origen en un local (no fábrica), sólo se ve Entrega realizada: Envío realizado y Fecha estimada no aplican.
   • Con origen fábrica y un cliente externo, si dejás Entrega realizada en No, Envío realizado queda bloqueado en No y se pide la Fecha estimada.
   • Envío realizado sólo se puede elegir cuando la venta es de fábrica a un local propio.

4. Agregar productos

   Usá Agregar productos para buscar los artículos de la venta y revisar el detalle antes de guardar.

   Según la configuración del perfil, también podés:

   • Tocar + Crear nuevo concepto para cargar un ítem que no es un producto del catálogo (un servicio, un flete), sin tener que darlo de alta antes. Aparece sólo si tu empresa activó esa personalización.
   • Usar Venta AI (ver Cargar una venta desde el pedido del cliente, con Venta AI).
   • Abrir Producción instantánea para productos que se elaboran en el momento de la venta: descuenta los insumos de la receta y da de alta el producto terminado sin pasar por el módulo de Producción. Aparece sólo si tu empresa activó esa personalización.
   • Escanear o buscar por código, SKU, nombre, detalle o sector

   También podés cambiar el conmutador Editar precio entre Neto y c/IVA, para elegir si cargás los precios de la grilla sin impuestos o con IVA incluido.

   El SKU se ve en las tres listas de esta pantalla: en los resultados de la búsqueda, en el Listado venta de la derecha y en el detalle de la venta. Siempre en la misma posición, entre Cantidad y Nombre, para que puedas comparar de un vistazo que cargaste el artículo que buscabas. Es especialmente útil cuando manejás productos con descripciones muy parecidas, donde el nombre solo no alcanza para distinguirlos.

   Si un producto no tiene SKU cargado, en su lugar vas a ver el número con el que el sistema lo identifica. La columna nunca queda vacía: así el código que ves al elegir el producto es siempre el mismo que ves después en la venta.

   Si cambiás un precio durante la carga, el sistema puede preguntarte si querés guardar ese precio de forma permanente. Esto depende de permisos y configuración del perfil.

   Si trabajás con lectora de código de barras, revisá Lectora de código de barras para ver cómo se conecta y qué formatos soporta.

5. Guardar la venta

   Cuando el detalle esté correcto, hacé clic en Guardar.

   Después de guardar, la venta quedará disponible para:

   • Editarse
   • Cobrarse
   • Imprimirse
   • Seguirse desde otros circuitos relacionados

Elegir el lugar de entrega#

Si el cliente que elegiste tiene sucursales cargadas, debajo del selector de Cliente aparece el campo Lugar de entrega. Elegí ahí la sucursal a la que se entrega esta venta puntual —por ejemplo, la boca de una cadena— y dejalo en Casa central para el resto de los casos.

El comprobante interno de la venta (el que no tiene CAE de AFIP) imprime, debajo de los datos del cliente, la Dirección fiscal y, si elegiste una, el Lugar de entrega. La entrega o el remito que genera la venta también lo muestran, para que quien reparte sepa a qué boca llevarlo.

Cargar el mismo producto dos veces, con precios distintos#

A veces un mismo artículo va en la venta más de una vez: una parte al precio de lista y otra con un precio pactado, o unas unidades bonificadas que se le regalan al cliente.

Para eso, en el detalle de la venta cada renglón tiene un botón duplicar al lado del tachito. Al tocarlo se agrega un renglón nuevo con el mismo producto, la misma cantidad y el mismo precio, y ahí le cambiás lo que necesites.

1. Cargá el producto una vez

   Agregalo desde Agregar productos con la cantidad que se cobra a precio normal.

2. Duplicá el renglón

   En el detalle, tocá el botón de duplicar del renglón. Vas a ver dos renglones iguales del mismo producto.

3. Ajustá el renglón nuevo

   Cambiale el Precio unit. si es un precio distinto, o poné 100 en la columna Descuento % si son unidades bonificadas. El renglón queda en $0,00 y el original no se toca.

Cosas a tener en cuenta:

• Las unidades bonificadas igual salen del depósito: descuentan stock como cualquier otra, porque la mercadería se entrega.
• El renglón regalado sigue mostrando el precio del producto, así queda a la vista cuánto se bonificó.
• Hay tres casos donde el botón no aparece, y en todos es intencional: los productos empaquetados (cada empaque lleva su propio código, y se cargan todos en un mismo renglón), las gift cards (cada renglón emite una tarjeta distinta) y los productos pesados cargados con balanza.
• Si tu usuario tiene bloqueada la edición de precios y de descuentos, tampoco vas a ver el botón.

Lo mismo funciona en los pedidos a clientes, con el mismo botón y en el mismo lugar.

Qué pasa con la logística al guardar#

Según el origen, el cliente y los campos de entrega, la venta puede generar distintos circuitos:

Ajustar el precio de una venta que nació de un remito o una entrega#

Cuando despachás un pedido de cliente con un remito o una entrega, el sistema crea la venta sola, como presupuesto, con los precios que tenía el pedido. Si entre el pedido y la entrega el precio cambió, lo corregís antes de facturar:

1. En Operaciones > Ventas, abrí esa venta con el lápiz Editar venta.
2. En la grilla de productos, escribí el precio nuevo en la columna Precio Unit.. El subtotal, el importe del renglón y el total de la venta se recalculan en el momento.
3. Guardá, o elegí el Pago y el Comprobante para cerrarla.

En estas ventas podés cambiar el Precio Unit., el Descuento % de cada renglón y la bonificación o el recargo de la venta. No podés cambiar las cantidades, ni agregar o quitar productos: la mercadería ya salió con el remito, y la venta tiene que decir lo mismo que salió del depósito.

Qué fechas muestra el comprobante de la venta#

Cuando imprimís una venta desde Buscar ventas, el comprobante tiene arriba a la derecha un recuadro con la fecha de la venta y el origen de la mercadería. Si esa venta tiene un pedido detrás, el recuadro suma las fechas de ese pedido:

Cada fecha aparece solo cuando aporta algo distinto:

• Si el pedido del cliente se cargó en Pedidos y la venta se generó sola al despacharlo, se ven Fecha, Pedido, Entrega y Origen: Pedido dice cuándo pidió y Fecha cuándo se despachó.
• Si cargaste la venta directamente y dejaste la entrega para otro día, se ven Fecha, Entrega y Origen. La columna Pedido no aparece: en este caso el pedido lo genera el sistema al guardar la venta, con esa misma fecha, así que repetiría el dato de al lado.
• Si la venta se entregó en el momento, el recuadro queda con Fecha y Origen, como siempre.
• Y a cualquiera de esos casos se le suma Vencimiento, entre Entrega y Origen, cuando la venta es A futuro con un plazo elegido. Es el mismo plazo que cargaste en el paso 2: si dejaste Sin vencimiento, o cobraste en el momento, la columna no aparece.

La factura electrónica de AFIP también lo muestra, con el rótulo Fecha de Vto. para el pago, en los datos del cliente y al lado de Condición de venta: cómo paga y para cuándo, juntos.

El presupuesto impreso muestra los impuestos#

Un presupuesto es lo que el cliente se lleva para decidir, y muchas veces lo va a facturar después. Por eso, cuando imprimís un presupuesto con IVA —o lo mandás por WhatsApp o por mail—, el papel lo discrimina igual que la pantalla:

• En cada renglón: Precio sin IVA, Desc. %, Subtotal sin IVA, IVA % y Total con IVA.
• Al pie: Subtotal sin impuestos, IVA 21%, Subtotal con impuestos, la bonificación o el recargo si los hay, las percepciones si corresponden, y el Total.

Esto pasa cuando el presupuesto tiene IVA: porque lo armaste con Incluir IVA en los cálculos tildado, o porque elegiste un comprobante que discrimina IVA, como la Factura A. Si armaste el presupuesto sin IVA, el papel sale como siempre, con el precio final y el total.

Si preferís que el presupuesto salga siempre con precios finales, sin el IVA aparte, prendé la personalización Presupuestos sin IVA discriminado (ver Configuración). El total no cambia: sólo cómo se muestra.

La versión para comandera del presupuesto muestra el mismo desglose al pie.

Cargar una venta desde el pedido del cliente, con Venta AI#

Si tus clientes te mandan el pedido en un PDF o una foto, no hace falta que lo copies a mano. Con Venta AI subís ese documento y el sistema lee lo que dice: los productos, a quién es la venta y para cuándo hay que entregarla.

1. Abrí la carga con IA

   En Nueva venta, elegí primero el Origen de stock y después tocá Venta AI, arriba a la derecha.

2. Subí el pedido y extraé los datos

   Elegí el archivo (foto o PDF, hasta cuatro hojas) y tocá Extraer Datos. Puede tardar un momento mientras lo lee.

3. Revisá lo que leyó, antes de aplicarlo

   Además de los productos, vas a ver dos campos nuevos: Cliente detectado en el documento y Fecha de entrega detectada. Los dos se pueden corregir, y debajo de cada uno el sistema te explica qué leyó y qué hizo con eso.

   Si el documento no trae cliente ni fecha de entrega, esos campos no aparecen.

4. Aplicá a la venta

   Tocá Aplicar a Venta. Los productos entran al detalle, el cliente queda elegido en el formulario y la fecha de entrega se carga como Fecha Estimada.

Cómo reconoce al cliente#

El sistema busca al cliente por su CUIT, comparándolo con los que ya tenés cargados. De ahí salen tres situaciones, y en las tres podés corregirlo a mano:

• Lo encuentra: queda elegido y te avisa que coincide por CUIT.
• Encuentra más de uno con ese mismo CUIT: no elige ninguno y te muestra cuáles son, para que decidas vos. Pasa cuando un cliente quedó cargado dos veces.
• No lo encuentra: te muestra el nombre y el CUIT que leyó del papel, y te avisa que no hay ningún cliente con ese número. La venta sigue como siempre, eligiendo el cliente a mano.

Cómo carga la fecha de entrega#

Es la fecha comprometida con el cliente, la que en los pedidos suele figurar como Fecha de entrega. No es la fecha del documento: si el papel trae las dos, el sistema las distingue.

Esa fecha se carga en Fecha Estimada, que es un campo que la pantalla sólo muestra cuando la venta lo necesita: con un medio de pago elegido y Entrega realizada en No. Como en general vas a elegir el medio de pago después de subir el documento, el sistema se guarda la fecha y la carga sola en cuanto ese campo aparece. Mientras tanto te lo avisa, para que sepas que no se perdió.

Si preferís otra fecha, escribila: la que cargás vos siempre gana.

Enlaces relacionados#

• Vista general de Ventas
• Lectora de código de barras
• Pagos y cobranzas
• Entregas