Facturar una venta ya cerrada

Cómo sacar la factura electrónica (CAE) de una venta que ya cerraste sin comprobante: la opción Facturar del listado de Ventas, la pregunta de si el precio ya incluye IVA, qué pasa con lo cobrado y con el saldo del cliente.

Si cerraste una venta sin comprobante —informal— y después el cliente te pide la factura, no hace falta borrarla ni cargarla de nuevo. Desde el listado de Ventas la facturás tal como está: el sistema emite la factura electrónica en ARCA (el CAE) y no toca lo que ya cobraste.

Qué permite hacer#

Emitir la factura de una venta cerrada sin comprobante, cobrada o no.
Elegir el comprobante (Factura A, B, C o E) y la fecha de la factura.
Decidir si el precio de la venta ya incluía el IVA o si hay que agregárselo.
Ver antes de confirmar cómo queda: neto, IVA, percepciones, total a facturar, lo ya cobrado y lo que queda pendiente.

Antes de empezar#

La opción Facturar aparece en las ventas cerradas que todavía no tienen factura y cuyo total es mayor a cero. No aparece en los presupuestos (esos se facturan al cerrarlos) ni en una venta que ya tiene CAE.
Tu empresa tiene que estar conectada con ARCA para emitir comprobantes.
Revisá que el cliente de la venta tenga bien cargada su condición frente al IVA y su CUIT: de eso depende qué letra de factura le corresponde.
Si la venta tiene una devolución registrada, no se puede facturar: la factura saldría por todo lo vendido, incluido lo que el cliente devolvió, y la nota de crédito de esa devolución no se puede emitir sin una factura a la que asociarla. El sistema te lo avisa al abrir Facturar. Para resolverlo, eliminá la devolución desde Devoluciones, facturá la venta y volvé a registrar la devolución: ahí se emite la nota de crédito.

La factura, una vez emitida, no se puede deshacer. Si te equivocás, se anula con una nota de crédito desde Devoluciones.

Paso a paso#

Buscá la venta y tocá Facturar

En Operaciones > Ventas, buscá la venta. En su fila, abrí el desplegable Acciones y elegí Facturar.

En una venta cerrada sin factura, Facturar está dentro del desplegable Acciones de su fila.
Revisá el comprobante y la fecha

Se abre la venta para revisarla. El comprobante ya viene elegido con la factura que le corresponde al cliente y al origen; si necesitás otra, cambiala en Comprobante (tiene que ser Factura A, B, C o E).

Arriba a la derecha está la fecha de la factura: viene con la de hoy y podés elegir hasta cinco días atrás. Cambia sólo la fecha del comprobante, no la de la venta.

En esta pantalla no está el botón Guardar: el único botón es el verde, Guardar y facturar.
Tocá Guardar y facturar y contestá la pregunta del IVA

Se abre la ventana Facturar venta. Si el comprobante es una Factura A o B, te pregunta ¿El precio de esta venta ya incluye IVA?:
- Sí, ya incluye IVA: el sistema separa el IVA del precio. El total de la venta no cambia.
- No, es neto: el sistema le agrega el IVA al precio. El total sube.
La opción viene marcada según cómo se cargó la venta, pero revisala: es la decisión que cambia cuánto le vas a facturar al cliente.

Con una Factura C o E la pregunta no aparece, porque esos comprobantes no discriminan IVA.
Revisá los números

Debajo, la ventana muestra cómo va a quedar la factura antes de emitirla: Neto, IVA, Percepciones (sólo si al cliente le corresponden), Total a facturar, el Total actual (informal), lo Ya cobrado, el Saldo pendiente y el Estado resultante de la venta.

Si el total sube, o si va a quedar plata pendiente, un aviso amarillo te lo dice con el importe.

Antes de emitir ves la cuenta completa: con «Sí, ya incluye IVA» el total a facturar es el mismo de la venta, y como el cliente pagó una parte, la venta queda en «Cobro parcial».
Confirmá

Tocá Confirmar y facturar. El sistema emite la factura en ARCA, te muestra el CAE y vuelve al listado. Desde ahí la imprimís o la enviás como cualquier otra factura.

Si ARCA la rechaza, la ventana te muestra el motivo y la venta queda sin cambios: corregí lo que haga falta y volvé a intentar.

Qué pasa con lo cobrado#

Los cobros no se tocan. Los pagos que ya registraste siguen igual, con su fecha y su medio de pago.
Si el total sube —porque elegiste agregar el IVA o porque al cliente le corresponden percepciones—, la diferencia queda pendiente en la cuenta corriente del cliente, y una venta que estaba cobrada completa pasa a Cobro parcial. La cobrás después desde Pagos y cobranzas.
Si el total no cambia, el estado de cobro queda como estaba.

Consideraciones importantes#

Es una acción de a una venta. Para cerrar varios presupuestos juntos, con o sin factura, usá el Cierre Masivo.
La factura sale con los productos, las cantidades y los descuentos que ya tenía la venta. Si hay que cambiar algo del detalle, eso no se hace desde acá.
Si la venta tenía una promoción aplicada, el descuento se reparte en la factura según la alícuota de cada producto: no hace falta sacarla.