Analizar el negocio

Informes de la categoría Analizar el negocio: el Estado de Resultados del mes, la rentabilidad por producto (Ventas, Costos y Rentabilidades), el detalle de cada venta con su costo y margen, las ventas por sector, lo facturado contra lo cobrado (Ventas, ND y Cobros), las ventas de tus tiendas conectadas (Ventas por Integraciones) y las ventas por vendedor para liquidar comisiones.

Qué permite hacer#

La categoría Analizar el negocio junta los informes que se usan para entender cómo va la empresa: si ganaste o perdiste en el mes, qué productos te dejan plata, qué rubro mueve las ventas, cuánto de lo facturado ya cobraste y cuánto vendió cada vendedor.

Antes de empezar#

• Todos piden un período. Para comparar meses, generalos siempre con el mes completo.
• Los informes que muestran costos y márgenes necesitan que tus productos tengan el costo cargado. Un producto sin costo figura con costo cero y parece que te deja toda la venta como ganancia.
• Qué informes ves depende de tu rango: Estado de Resultados pide el permiso de informes Fiscales, y los demás, salvo Ventas por Sector y Producto, el de Rentabilidad (ver Permisos y rangos).
• En todos, las ventas que entran son las confirmadas. Un presupuesto que todavía no se confirmó no cuenta como venta.

Cómo generar un informe de esta categoría#

1. Abrir la categoría

   Entrá a Informes y tocá Analizar el negocio.

2. Elegir el período

   Tocá Generar en el informe y elegí el Período. Los atajos del calendario (Este mes, Mes pasado) te dejan el mes completo de un toque.

3. Recortar, si hace falta, y descargar

   Los filtros opcionales (espacio, sector, cliente, vendedor…) achican el informe. Vacíos, trae todo. Tocá Descargar Excel.

Los informes, uno por uno#

Ventas por Sector y Producto#

Muestra cuánto vendiste de cada sector (tus rubros de productos) y, adentro de cada uno, de cada producto.

Filtros: Período (obligatorio), Espacio/Local y Sector. Sin elegir espacio, suma todas tus ventas: fábrica y locales.

Sale en Excel, con dos hojas:

• Por Sector: una fila por sector con Productos (cuántos productos distintos se vendieron), Unidades, % Unidades, Venta Neta, Venta Total y % Venta, de mayor a menor venta, con la fila TOTAL.
• Por Producto: una fila por producto con su Sector, SKU, Unidades, Venta Neta, Venta Total, % en su Sector y % del Total. Es un ranking único de mayor a menor venta: para ver un solo sector, filtrá la columna Sector en Excel.

Los importes ya descuentan las devoluciones y tienen aplicadas las bonificaciones, los recargos y las promociones. Una promoción que se aplicó sólo a algunos productos de la venta descuenta sólo de esos productos (y de su sector). Una venta anulada con una nota de crédito por el total vale cero y no suma unidades; una venta en cero sin nota de crédito (por ejemplo, bonificada al 100 %) sí suma las suyas. Venta Neta es sin IVA ni percepciones; Venta Total es lo que cobraste, con IVA y percepciones, igual que en Ventas, Costos y Rentabilidades. Los porcentajes de venta se calculan sobre la Venta Total.

Este informe no tiene costos: para saber qué rubro te deja más margen, usá Ventas, Costos y Rentabilidades.

Estado de Resultados#

Te dice si ganaste o perdiste en el período y dónde se fue la plata, línea por línea.

Filtros: Período (obligatorio), Espacio/Local y, si tenés más de una razón social, Empresa / Razón social.

Sale en Excel, con cinco hojas. La primera, Estado de Resultados, es el resultado del período:

• Ingresos operativos: Ventas netas (sin IVA) de las ventas confirmadas del período, las Notas de Débito netas (sin IVA) y, restando, las Devoluciones netas (sin IVA) registradas en el período. Juntas dan INGRESOS NETOS.
• Costo de mercadería vendida (CMV): el costo de lo que vendiste, con el costo que tenía cada producto al momento de venderlo. Si te devolvieron mercadería y volvió al stock, su costo se descuenta en el mes de la devolución, aunque la venta sea de un mes anterior.
• GANANCIA BRUTA = ingresos netos menos CMV, con su Margen Bruto.
• Gastos operativos: las Compras netas (sin IVA) del período (las facturas de compra por su fecha de imputación, con las notas de crédito restando) y los Egresos manuales de caja (las salidas de plata que se cargan a mano en una caja).
• RESULTADO OPERATIVO (EBIT) = ganancia bruta menos gastos operativos, y RESULTADO NETO, que hoy es el mismo número: el informe no suma otras líneas después del resultado operativo.
• Al pie, el RESUMEN EJECUTIVO con los seis números principales y su porcentaje.

Los resultados se ven en verde si son positivos y en rojo si son negativos. Los márgenes se calculan sobre los ingresos netos.

Las otras cuatro hojas abren el resultado:

• Ingresos por Sector: por sector, Ventas, Costo Total, Ganancia Bruta, Margen %, Unidades y Cant. Ventas. Ventas es la venta neta de cada producto, ya con la bonificación, la promoción y lo que te devolvieron. No suma las notas de débito, así que su total puede no coincidir exacto con INGRESOS NETOS.
• CMV por Producto: cada producto vendido con sus unidades, su costo unitario y total, la venta y el margen, del costo más alto al más bajo.
• Compras por Proveedor: por proveedor, cuántas facturas, la Compra Neta y el Monto Pagado. En amarillo, los que tienen pagado menos de lo comprado.
• Evolución Diaria: por día, el total vendido, la cantidad de ventas y el promedio por venta.

Ventas, Costos y Rentabilidades#

Te dice cuánto te dejó cada producto que vendiste en el período: lo que lo vendiste contra lo que te costó.

Filtros: Período (obligatorio), Espacio/Local y Sector.

Sale en Excel, con cuatro hojas:

• Ventas, Costos y Rentabilidad: una fila por producto vendido con Cantidad Neta, Costo Unit. Hist., Precio Venta Prom. Neto, Costo Histórico Total, Venta Neta Final (sin impuestos), Total Final de Ventas y Rentabilidad Neta. Está ordenada de la rentabilidad más alta a la más baja, con la rentabilidad en verde si es positiva y en rojo si es negativa. Al pie, los TOTALES y un RESUMEN.
• Resumen por Sector: lo mismo, sumado por sector.
• Análisis de Productos: todos tus productos activos con el costo y el precio de venta que tienen hoy, la ganancia por unidad y el % Ganancia. Esta hoja no depende del período: sirve para revisar precios, se hayan vendido o no.
• Top 10 Más Rentables: los diez productos que más plata dejaron, con los tres primeros en dorado.

Cómo se calcula:

• El costo es el histórico: el que tenía el producto al momento de venderlo, pasado a pesos con la cotización del día de la venta. Si después cambiaste el costo, este informe no se mueve. En ventas muy viejas que no guardaron su costo, usa el costo actual del producto.
• Rentabilidad Neta = Venta Neta Final (sin impuestos) menos Costo Histórico Total.
• Las devoluciones registradas hasta el último día del período se descuentan de la cantidad, de la venta y del costo de lo que volvió al stock. Las bonificaciones, los recargos y las promociones ya están aplicados.
• En el RESUMEN, el Porcentaje de rentabilidad es sobre el costo (cuánto ganás por cada peso que pusiste) y el Margen de ganancia es sobre la venta neta.

Si vendiste productos cargados en otra moneda y no hay ninguna cotización para pasarlos a pesos, el informe no se genera y te dice qué cotización falta.

Detalle de Ventas con Costo y Margen#

Es el mismo cálculo de Ventas, Costos y Rentabilidades, pero renglón por renglón: una fila por cada producto de cada venta, con el cliente, el vendedor y el espacio al lado. Sirve para llevarlo a una tabla dinámica y responder cosas como qué vendedor vende con más margen o qué cliente compra siempre lo que menos deja.

Filtros: Período (obligatorio), Espacio/Local, Sector, Cliente y Usuario (el vendedor).

Sale en Excel, en una hoja Detalle con filtro automático y los títulos inmovilizados. Las columnas son Fecha, Venta N°, Tipo de venta, Cliente, Vendedor, Espacio, SKU, Producto, Sector, Proveedor del producto, Cantidad, Moneda del costo, Costo Unit. (moneda origen), Costo Unitario (ARS), Costo Total (ARS), Venta Neta, IVA, Venta Total, Margen, % Margen, Movimiento y Devolución / ND N°. Al pie, la fila TOTALES.

• Tipo de venta dice Formal si la venta tiene comprobante con CAE de ARCA, e Informal en cualquier otro caso.
• Vendedor es el que figura en la venta.
• Proveedor del producto es el que tiene cargado la ficha del producto, no necesariamente a quien le compraste esa unidad.
• Si el producto está cargado en otra moneda, Costo Unit. (moneda origen) muestra el costo en esa moneda y las columnas de costo siguientes, ya convertido.
• Los renglones con margen negativo muestran Margen y % Margen en rojo: eso se vendió por debajo del costo.
• Cada venta sale completa, como la emitiste, en su fecha: aunque después te hayan devuelto algo, sus renglones no cambian.
• Cada devolución sale en un renglón propio, con la cantidad, los importes y el costo en negativo, la fecha de la devolución, el número de la venta original en Venta N° y el número de la devolución en Devolución / ND N°. El costo que vuelve es el que tenía la venta original, y sólo por la mercadería que reingresó al stock: lo que se desechó no devuelve costo. Movimiento dice Devolución si la venta es del mismo período, y Devolución de venta anterior si es de un período anterior.
• Las notas de débito del período salen en positivo, un renglón por concepto, sin costo y con Movimiento = Nota de débito. Como no tienen producto, no salen si filtrás por Sector.
• Así el informe coincide con tu Libro I.V.A. Ventas comprobante por comprobante filtrando Tipo de venta = Formal: cada factura con su importe y cada nota de crédito en su renglón. Y la suma de los meses da lo mismo que pedir el año entero.

Con los mismos filtros, sus totales cierran con los de Ventas, Costos y Rentabilidades, salvo por las notas de débito, que sólo figuran acá.

Ventas, ND y Cobros#

Pone lado a lado lo que facturaste y lo que cobraste. La diferencia entre las dos cosas es lo que te queda en la cuenta corriente de tus clientes.

Filtros: Período (obligatorio) y, opcionales, Sector, Proveedor, Espacio/Local, Cliente, Medio de pago y Empresa / Razón social.

• Entran las ventas, fiscales o no, y las notas de débito con CAE emitidas o cobradas dentro del período: una venta de un mes anterior que cobraste en este también aparece.
• Con Sector o Proveedor, entra la venta entera si tiene al menos un producto de ese sector o proveedor.
• Con Medio de pago, entran los documentos que tienen algún cobro con ese medio.

Sale en Excel, con cinco hojas:

• Reporte Documentos y Cobros: una fila por documento con la fecha de emisión, el monto, el origen, el cliente con su CUIT, la fecha del último cobro, lo cobrado y la Observación. Si el documento todavía te debe algo, la fila va en rosa (sin cobros) o en amarillo (cobrado en parte); lo que ya no debe nada queda sin color, también una nota de débito que saldaste con una nota de crédito. La fila TOTAL COBRADO suma lo cobrado dentro del período. Debajo, el RESUMEN DEL PERÍODO: cuántos documentos se emitieron, cuántos se cobraron y cuántos eran de antes.
• Documentos: los documentos, con dos tablas que los suman por cliente y por origen, con lo cobrado en el período y el Saldo por cobrar: lo que esos documentos te siguen debiendo hoy, igual que en Cuentas por Cobrar. Una nota de débito figura por su total menos lo que le acreditaste con notas de crédito.
• Cobros: una fila por cada cobro con fecha dentro del período, con su medio de pago y el importe que pagó el cliente, recargo de la tarjeta incluido, y tablas por medio de pago, por cliente y por origen.
• Pagos Múltiples: los mismos cobros de la hoja Cobros, con el porcentaje del total que representa cada uno. Sirve para ver las ventas que se cobraron en varias partes o con varios medios.
• Consistencia: compara los totales de las otras hojas entre sí.

La columna Observación trae lo que se anotó en el documento; en las ventas que entran de MercadoLibre o Tienda Nube ahí queda el número de pedido de la tienda.

Ventas por Integraciones#

Junta en una sola planilla lo que vendiste por tus tiendas conectadas —Mercado Libre, Tienda Nube, Shopify y PedidosYa—, producto por producto, y te arma el resumen por canal.

Filtros: Período (obligatorio) y, opcionales, Canal, Espacio/Local y Sector.

• Entran solo las ventas que llegaron solas desde una tienda conectada. Las que cargaste a mano no figuran, aunque sean de un cliente de la tienda.
• Con Canal vacío trae todas las tiendas.
• Con Sector, aparecen solo los productos de ese sector.

Sale en Excel, con dos hojas:

• Base de Datos: una fila por producto vendido. Una venta con tres productos ocupa tres filas con el mismo N° de venta. Trae la fecha y la hora, el Canal, el N° de orden (el número con el que la tienda identifica el pedido), el comprobante, el Estado, los datos del cliente, el espacio, el sector, el SKU, el producto, las unidades, el precio unitario, el descuento, el IVA, el Importe del renglón, el Costo de envío, el Total de la venta, el medio de pago y el método de envío. Arriba de la tabla, el total de lo filtrado y la cantidad de Operaciones: si filtrás una columna, cambian solos.
• Resumen por Integración: por cada canal, cuántas ventas tuviste, cuántas unidades, cuánta plata y cuántas se cancelaron o reembolsaron.

Cómo leerlo:

• Total de la venta y Costo de envío aparecen una sola vez por venta, en su primera fila. Así la columna suma bien aunque la venta tenga varios productos.
• El Estado es el que informó la tienda: Completada, Pendiente, Cancelada, Reembolsada o Reembolso parcial.
• El Costo de envío es lo que pagó el comprador. Es un dato informativo: no forma parte del total de la venta.

Ventas por Vendedor (Comisiones)#

Suma lo que vendió cada vendedor en el período y te arma la planilla para liquidar la comisión.

Filtros: Período (obligatorio), Espacio/Local y Usuario. El período se mira por la fecha en que se confirmó cada venta: un presupuesto que se confirmó este mes cuenta este mes.

Sale en Excel, con tres hojas:

• Ventas por Vendedor: una fila por venta con N° Venta, Fecha y Hora, Vendedor, Origen, Cliente, Medio de Pago, Total Venta, Comisión % (ej. 2,5%) y Comisión (monto), con los totales al pie.
• Resumen: una fila por vendedor con Total Ventas, Comisión % (ej. 2,5%) y Comisión Calculada.
• Pagos Múltiples: cada cobro de las ventas del informe, con su fecha, medio y porcentaje.

Si en el período te devolvieron algo de una venta de un período anterior, la devolución sale en la primera hoja como una fila aparte con el importe en negativo, a nombre del vendedor de esa venta y con Devolución de venta anterior en Medio de Pago. El Resumen ya la descuenta del total del vendedor, así la comisión de una venta que después se devolvió no se paga.

1. Cargar el porcentaje de cada vendedor

   El sistema no guarda un porcentaje de comisión por persona: la planilla baja con 0,00 %. En la hoja Resumen, escribí el porcentaje de cada vendedor en la columna Comisión % (ej. 2,5%).

2. Ver la comisión calculada

   Comisión Calculada se recalcula sola, y el mismo porcentaje pasa a cada venta de la primera hoja, con su Comisión (monto).

Tené en cuenta que:

• La comisión se calcula sobre el Total Venta, con IVA, y sobre lo vendido, se haya cobrado o no. Si liquidás sobre lo cobrado, usá la columna Medio de Pago (que dice Pendiente o Pendiente al cierre si la venta no estaba cobrada al terminar el período) o la hoja Pagos Múltiples.
• El Vendedor es el que figura en la venta.
• Las devoluciones hechas hasta el último día del período ya están descontadas del total.

Consideraciones importantes#

• Los informes de costos usan el costo congelado al vender. Si corregís el costo de un producto hoy, las ventas pasadas no cambian; la hoja Análisis de Productos es la única que muestra los costos de hoy.
• En los informes de rentabilidad y de ventas por sector, la devolución de una venta del período se descuenta si se registró hasta el último día del período; las que llegan después no cambian ese período. La devolución de una venta de un período anterior resta en el período en que la registraste, así que sumar los meses te da lo mismo que pedir el rango completo. En Estado de Resultados cada devolución resta en el período en que se registró.
• El filtro Empresa / Razón social aparece solo si tu empresa tiene más de una razón social.

Enlaces relacionados#

• Informes
• Cierre de ventas
• Productos
• Permisos y rangos