Buenas prácticas en devyCRM

Buenas prácticas de devyCRM: la rutina diaria para no dejar chats ni seguimientos sin atender, cómo mantener ordenados los contactos y el embudo, cómo cuidar tu número de WhatsApp, cómo encender el asistente y las automatizaciones sin sorpresas, y qué números mirar para controlar la atención y las ventas.

Para qué sirve#

devyCRM funciona si se cumple una sola cosa: que cada conversación y cada contacto tengan siempre un próximo paso. Un chat sin contestar, un contacto sin fecha para volver a escribirle o un reclamo sin responsable son ventas y clientes que se pierden sin que nadie lo decida.

Esta página ordena el día para que eso no pase, y dice qué mirar para saber si está pasando. Es el capítulo de devyCRM del manual de Buenas prácticas.

La rutina del día#

Empezá por Inicio

El recuadro Prioridad de hoy resume el día en una frase y su botón te lleva a lo más urgente, en orden: primero los chats sin responder, después los pendientes vencidos, después los contactos para reactivar.
Contestá lo que está sin atender

En Conversaciones, un chat está Sin atender cuando el último mensaje es del cliente. Es lo primero, siempre: pasadas 24 horas sin respuesta ya no le podés escribir libremente.
Abrí Mi día

Contactos → Mi día junta lo pendiente, con lo vencido primero: seguimientos, tareas, postventa y reclamos. devyCRM avisa cuando te escribe un cliente, pero no avisa cuando se vence una tarea, un seguimiento o un reclamo: hay que entrar a mirarlo.
Cerrá cada chat con un estado

Antes de pasar al siguiente, dejá el chat Resuelto si el tema terminó, o En seguimiento con una fecha si hay que volver a escribirle. Un chat que queda "en el aire" es el que se olvida.

«Prioridad de hoy»: lo más urgente del día, con el botón para ir directo. — `Prioridad de hoy`: lo más urgente del día, con el botón para ir directo.

Al atender#

Respondé dentro de las 24 horas. WhatsApp sólo deja escribir libremente si el cliente te escribió en las últimas 24 horas. Después, únicamente con una plantilla aprobada, que WhatsApp te cobra aparte.
Mirá el selector antes de enviar. Mensaje al cliente le llega al cliente; Nota interna queda sólo para el equipo, como una tarjeta amarilla. Lo que es para un compañero va como nota.
Tomá la conversación cuando vas a atenderla vos. El chat queda a tu nombre y el asistente deja de responder ahí. Cuando terminás, Devolver a la IA.
Si prometiste algo, dejalo agendado. Marcar en seguimiento con fecha, o una tarea en la ficha. "Mañana te confirmo" sin fecha cargada no se cumple.
Registrá los contactos que no pasan por el chat. Una llamada o una visita se cargan con Registrar contacto. Si no, ese cliente figura como si nadie le hubiera hablado.
Leé lo que propone la inteligencia artificial antes de enviarlo. Puede equivocarse, y el mensaje sale a tu nombre.

Contactos y embudo ordenados#

Cada contacto, con su responsable. Sin responsable, nadie lo siente propio y los informes por persona no sirven.
La etapa, al día. El Tablero muestra en qué está cada venta sólo si alguien mueve el contacto cuando avanza.
Una venta ganada se marca en el Estado del contacto, desde la etapa en la que esté. Así queda registrado desde dónde se cerró.
Una venta perdida, con su motivo. Es lo único que después te dice por qué no te compran.
Cargá el valor estimado de lo que podría comprar cada contacto: de ahí sale la venta proyectada.
Cargá el canal de origen: es lo que te deja saber qué publicidad trae clientes y cuál no.
Revisá los repetidos cada tanto, en Contactos → Repetidos. Unir no se puede deshacer: mirá bien cuál queda.
Archivá en vez de eliminar. Archivar saca al contacto de las listas sin borrar su historia. Eliminar es definitivo.
Pocas etapas. Un embudo de cuatro o cinco pasos que se usa sirve más que uno de diez que nadie actualiza.

Cuidar tu número de WhatsApp#

Tu línea es tuya. Si tus clientes marcan tus mensajes como molestos, la que queda comprometida es tu línea.

Las campañas, sólo a quien le interesa y no muy seguido. Las plantillas de marketing son las que más se reportan.
Que la plantilla invite a responder («¿Querés que te pase el catálogo nuevo?»). Cuando el cliente contesta, se abre la ventana de 24 horas y seguís la charla normalmente.
Respetá las bajas. Quien escribe baja o no me escribas deja de recibir plantillas, campañas y mensajes automáticos. Si te vuelve a escribir, le podés responder a mano.
Mirá el resultado de cada campaña: enviados, entregados, leídos y fallidos. Muchos fallidos es una lista con teléfonos viejos.
Si la tarjeta de tu línea dice Línea con problemas, resolvelo antes de seguir enviando.

Asistente, automatizaciones y créditos#

Cargá las preguntas frecuentes antes de encender el asistente. Es de donde saca las respuestas. Probá cómo responde en el probador de Soporte → FAQ.
Encendelo de a poco. Primero Sólo simula (prepara la respuesta y no la manda), después Propone (te deja la respuesta para que la revises) y recién después Manda.
Las automatizaciones nuevas, primero en Ensayo. No hacen nada: anotan en el registro qué habrían hecho. Miralo antes de pasarlas a Ejecutar.
El asistente nunca crea ventas ni emite comprobantes: lo que arma queda como borrador. Revisá los pedidos antes de cargarlos.
Cuando el asistente le pasa un chat a una persona, deja una tarea. Esas tareas son urgentes: hay un cliente esperando.
Mirá el saldo de créditos. Los del mes no se acumulan; si te quedás sin saldo, se pausan los mensajes escritos y los botones de inteligencia artificial, y el asistente deja de responder. Quien tiene rango Administrativo recibe avisos cuando el saldo baja.

Reclamos#

Un reclamo, un ticket. Lo que queda sólo en el chat se pierde de vista cuando el chat se resuelve.
Poné la prioridad real. Cada prioridad tiene su plazo, y si todo es urgente nada lo es.
Con responsable. Y como el responsable no recibe ningún aviso, avisale vos o que mire Mi día.
Al resolver, escribí qué se hizo. Es lo que le sirve al próximo que atienda a ese cliente.
Un ticket cargado por error se cierra: los tickets no se eliminan.

Qué mirar para controlar#

Para el dueño o quien coordina al equipo. Todo está en Informes; lo de "en este momento" también está en Inicio.

La pregunta	Dónde se ve	Cada cuánto	La señal de alarma
¿Hay clientes esperando respuesta?	`Inicio` · `Informes` → `Resumen`, Sin atender	Todos los días	Chats sin atender al final del día.
¿Cuánto tardamos en contestar?	`Informes` → `Resumen`, Tiempo de respuesta	Una vez por semana	Un tiempo que sube semana a semana.
¿Se cumplen los seguimientos?	`Inicio`, Seguimientos atrasados y Tareas vencidas	Todos los días	Atrasados que se acumulan: se promete y no se vuelve.
¿Hay ventas frenadas?	`Informes` → `Resumen`, Estancados · `Embudo`, Cuello de botella	Una vez por semana	Muchos contactos quietos en la misma etapa.
¿Cuánto cerramos de lo que entra?	`Informes` → `Embudo`, Win rate	Una vez por mes	Que baje mientras entran más contactos.
¿Por qué no nos compran?	`Informes` → `Origen y pérdidas`, Motivos de pérdida	Una vez por mes	Un motivo que se repite. Pérdidas sin motivo cargado.
¿De dónde vienen los que compran?	`Informes` → `Origen y pérdidas`, Conversión por origen	Una vez por mes	Un canal que trae muchos contactos y ninguna venta.
¿Cómo viene cada persona del equipo?	`Informes` → `Equipo`	Una vez por mes	Alguien con muchos contactos y muchas tareas vencidas. Muchos contactos sin responsable.
¿Cuidamos a los que ya son clientes?	`Informes` → `Salud de seguimiento`	Una vez por mes	Clientes vencidos o nunca contactados.
¿Hay reclamos sin resolver?	`Informes` → `Resumen`, Tickets vencidos	Una vez por semana	Vencidos que no bajan.

El resumen de Informes para el período elegido. — El `Resumen` de Informes: contactos, conversaciones y soporte en una pantalla.

Los informes se llenan con el uso. Si nadie mueve las etapas, registra los contactos ni carga los motivos de pérdida, los números existen pero no dicen nada. Lo que se pide en esta página es lo que hace que el tablero sirva.

Los errores que más cuestan#

Lo que se hace	Lo que pasa	Qué hacer en cambio
Dejar un chat sin contestar más de 24 horas	Ya no se le puede escribir libremente: sólo con una plantilla, que se paga aparte.	Contestar lo sin atender antes que nada.
Escribirle al cliente lo que era una nota para el equipo	El cliente lee un comentario interno.	Mirar el selector `Mensaje al cliente` / `Nota interna` antes de enviar.
Prometer «te escribo mañana» sin cargar la fecha	Nadie se acuerda.	`Marcar en seguimiento` con fecha.
Usar `Marcar revisados` para limpiar la lista	Los contactos dejan de figurar como quietos sin que nadie les haya hablado.	Usarlo sólo cuando de verdad decidiste no escribirles por ahora.
Mandar campañas a toda la base, seguido	Los clientes las marcan como molestas, y la línea que se compromete es la tuya.	Elegir a quién, y espaciar.
Encender el asistente en `Manda` el primer día	Responde con lo que tenga, y sin preguntas frecuentes cargadas tiene poco.	`Sólo simula`, después `Propone`, después `Manda`.
Pasar una automatización directo a `Ejecutar`	Una regla mal armada le escribe a quien no debía.	Probarla en `Ensayo` y mirar el registro.
Unir contactos repetidos sin mirar	No se puede deshacer.	Revisar cuál es el principal antes de unir.
Eliminar un contacto para "limpiar"	Se pierde su historia, y es definitivo.	Archivarlo.
Dejar los contactos sin responsable	Nadie los sigue y el informe por equipo queda vacío.	Asignarlos al cargarlos.

Consideraciones importantes#

Todos los que entran a devyCRM ven y pueden editar todos los contactos. El responsable sirve para organizarse, no para restringir. Dale el permiso de devyCRM a quien lo va a usar.
Chatear por WhatsApp no cuenta como un contacto registrado. Por eso un cliente con el que hablaste ayer puede figurar como "sin movimiento": lo mueve registrar el contacto.
Si trabajás con más de un embudo, Inicio e Informes muestran el principal.
Inicio se calcula al abrir la pantalla. Si la dejaste abierta un rato, recargala.