La rutina de la semana y del mes

Buenas prácticas para el control periódico en devy: la revisión semanal de cobranzas, pagos, pedidos atrasados y reposición, y el cierre de mes en orden, con conteo de stock, conciliación bancaria, resultado y libros para el contador.

Para qué sirve#

La rutina diaria mantiene los datos al día. Ésta sirve para mirarlos: una vez por semana, lo que mueve la plata y la mercadería; una vez por mes, lo que dice si el negocio va bien y lo que hay que entregarle al contador.

Son revisiones cortas. Cada punto dice qué informe abrir y qué buscar en él.

Antes de empezar#

Varios de estos informes necesitan que tu rango tenga los permisos de informes de Rentabilidad o Fiscales. Ver Permisos.
Los informes de deuda y de saldos (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, los saldos a favor) son la foto de hoy: no piden período.
Para comparar un mes contra otro, generá siempre los informes con el mes completo.

Una vez por semana#

Elegí un día fijo. Con media hora alcanza.

Qué revisar	Dónde	Qué buscar
Lo que te deben	`Informes` → `Cobrar y pagar` → `Cuentas por Cobrar`	Ordená por `Fecha` y empezá por lo más viejo: es lo que más cuesta cobrar.
Lo que debés	`Informes` → `Cobrar y pagar` → `Cuentas por Pagar`	Las vencidas salen en rojo y arriba. Las que dicen `Sin vencimiento` son facturas a las que no se les cargó el plazo.
Pedidos atrasados	`Informes` → `Pedidos y entregas` → `Entregas Pendientes`	Los días en rosa con `ATRASADA`. Si alguno ya se entregó, cerralo desde `Pedidos` para que deje de figurar.
Qué hay que comprar	`Informes` → `Stock` → `Estado Actual Stock respecto Consumo`	En el `Excel`, filtrá la columna `Estado` por `Comprar ya`: es la lista de compra.
Cajas con diferencia	`Operaciones` → `Caja` → `Búsqueda Avanzada` → `Arqueo`	`Con faltante` y `Con sobrante`. Mirá si se repiten en el mismo espacio o con la misma persona.
Cheques	`Operaciones` → `Adicionales` → `Cartera de cheques` → `Búsqueda Avanzada` → `Vencimiento`	`Vencidos sin acreditar` y `Próximos 7 días`.

La planilla de Estado Actual Stock respecto Consumo de la Casa Central con cuatro semanas de seguridad: en Semanas Cubiertas, rojo es comprar ya, naranja es atención y verde está bien, y la columna Estado lo dice en texto para que la filtres en Excel. — `Estado Actual Stock respecto Consumo`: filtrando `Estado` por `Comprar ya` queda armada la lista de compra de la semana.

Según cómo trabaje tu empresa, sumá:

Si vendés por una tienda online o un marketplace: entrá a Integraciones y revisá Ventas que no entraron y Cambios que esperan tu OK. Un pedido frenado ahí no descontó stock ni se facturó.
Si usás el factor de ganancia en tus productos: cuando cambia un costo, el sistema te deja el precio nuevo en Propuestas de precio, un botón que aparece en Productos sólo cuando hay algo para revisar. Aprobalas o descartalas: mientras tanto seguís vendiendo al precio anterior.
Si tenés productos, compras o ventas en otra moneda: actualizá la cotización en Configuración → Monedas y cotizaciones. La que vale es siempre la última cargada.
Si llevás la asistencia en devy: Informes → Personal → Asistencia: Planificado vs. Real muestra llegadas tarde, salidas antes y días sin fichar.

Una vez por mes: el cierre#

El orden importa. Cada paso deja listo el siguiente.

Dejá el mes cargado

Antes de mirar ningún número: que no queden cajas abiertas del mes, ventas en presupuesto que en realidad se hicieron, ni facturas de compra en una pila de papeles. Los informes de un período leen los datos como están al generarlos.
Contá el stock

Hacé el control físico y cargalo como una nueva constancia desde Stock → + Nuevo Stock (en fábrica) o Espacios → Stock (en cada local). Para muchos productos, usá Masivo Excel.

No hace falta contar todo todos los meses: podés rotar por sector, y contar siempre lo de más valor o más movimiento. Después de guardar, el PDF y el Excel del conteo traen el resumen de diferencias: los productos que no coincidieron con lo que tenía el sistema, con cuánto sobró o faltó.
Conciliá el banco

Entrá a Operaciones → Ventas, abrí Cobros y tocá Conciliación bancaria. Subí el extracto tal como baja del home banking. El sistema marca las transferencias que coinciden con un cobro, te deja cobrar desde ahí las ventas que figuraban pendientes y te muestra los cobros cargados como transferencia que no aparecen en el banco.
Mirá el resultado

En Informes → Analizar el negocio:
- Estado de Resultados: si ganaste o perdiste en el mes, línea por línea.
- Ventas, Costos y Rentabilidades: qué productos te dejaron plata y cuáles te la sacaron. Los que están en rojo, al final de la primera hoja, se vendieron por debajo del costo.
Entregale los libros al contador

En Informes → Fiscal y contable: Libro I.V.A. Ventas y Libro I.V.A. Compras del mes completo. Si tu empresa usa el módulo de Contabilidad, primero tocá Generar asientos del período, revisá si informó algún documento descuadrado y después descargá el Diario, el Mayor y el Balance.
Cerrá el período

Si usás Contabilidad, cuando el mes ya está revisado, cerralo desde Cierre de período. Sus asientos ya no se regeneran, y el sistema deja de aceptar facturas de compra, pagos y correcciones con fecha de ese mes. Se puede reabrir si hace falta.

En el Estado de Resultados, las compras del mes entran enteras como gasto, también la mercadería que compraste para stock. Un mes en que compraste de más sale peor de lo que fue, y uno en que vendiste lo que ya tenías sale mejor. Para saber cuánto te deja cada producto, sin ese efecto, mirá Ventas, Costos y Rentabilidades.

Lo que conviene sumar al cierre#

Ventas sin facturar: si tu empresa factura todo, usá el filtro Comprobante del listado de Ventas para encontrar las que quedaron sin factura, y facturalas. Ver Facturar una venta ya cerrada.
Compras sin comprobante: Informes → Compras → Compras Informales lista lo que compraste sin comprobante fiscal. Esas compras no dan crédito de IVA.
Saldos a favor y gift cards: Saldos a Favor de Clientes, Saldos a Favor con Proveedores y Gift Cards muestran plata que tenés de otro o que otro tiene tuya. Son deudas que no aparecen en las cuentas corrientes.
Costos de las recetas: en Informes → Producción → Costeo por Recetas, filtrá la hoja Detalle por Insumo por Sin datos en Fuente Costo. Un insumo sin costo hace que el producto parezca más barato de lo que es.
Usuarios: pasá a Deshabilitado a quien ya no trabaja en la empresa y revisá que nadie tenga un rango más amplio del que necesita. Ver Permisos.

Consideraciones importantes#

Un informe de un mes ya cerrado puede cambiar si después se carga una devolución, un cobro o una factura con fecha de ese mes. Por eso conviene cargar todo antes de mirar, y cerrar el período cuando está revisado.
Si el stock contado no coincide con el del sistema, el conteo nuevo es el que vale desde ese momento. Pero antes de darlo por bueno conviene entender la diferencia: ver Auditar.
Conviene contar con el local cerrado o sin movimiento. Lo que se vende o se recibe entre que contás y guardás no queda reflejado en el conteo.
Los productos neutros no se cuentan: su stock es la suma del de sus variantes. Contá las variantes.