Los errores que más cuestan
Los errores de uso de devy que más cuestan y cómo evitarlos: cajas que quedan abiertas, stock corregido a mano, ventas que quedan en presupuesto, entregas cargadas de más, comprobantes mal emitidos, percepciones y cheques cargados por otro lado, e integraciones encendidas antes de tiempo.
Para qué sirve#
Son los errores que más se repiten en las empresas que usan devy. Ninguno rompe nada en el momento: el sistema deja hacerlos, y el costo aparece semanas después, en una caja que no cierra o en un stock que nadie puede explicar.
Cada uno está con lo que pasa si se comete y con lo que conviene hacer en cambio.
En la caja y los cobros#
| Lo que se hace | Lo que pasa | Qué hacer en cambio |
|---|---|---|
| Dejar la caja abierta varios días | Los cobros de todos esos turnos se suman a la misma caja, y la diferencia del cierre ya no se puede atribuir a nadie. | Cerrarla al terminar el turno o el día, siempre con el mismo criterio. |
| Cerrar la caja con el efectivo que "tiene que dar" | La diferencia desaparece del sistema pero no de la caja, y aparece más grande el día que alguien cuenta. | Cargar lo contado. Una diferencia a la vista se puede explicar. |
| Reabrir una caja vieja para corregir algo | Se borra su resumen y, al volver a cerrarla, le entran los cobros del rato en que estuvo reabierta. | Dejar la corrección explicada en una observación. |
| Cargar un cobro con otro medio de pago | Lo cobrado por transferencia cargado como efectivo es un faltante en el arqueo; al revés, un sobrante. | Elegir el medio real en el momento del cobro. |
| Cargar a mano en la cartera un cheque que paga una venta | El cheque es sólo una ficha: la venta sigue impaga y el cheque queda contado dos veces. | Cargarlo desde el cobro de esa venta. |
| Registrar una retención como medio de pago o como descuento | Se pierde el régimen y el certificado que tu contador necesita para computarla. | Cargarla como retención, en el cobro. |
| Sacar plata de la caja sin cargar el egreso | Faltante al cierre, sin rastro de por qué. | Cargar el egreso en el momento, con su motivo. |
En el stock#
| Lo que se hace | Lo que pasa | Qué hacer en cambio |
|---|---|---|
Corregir el stock con + Nuevo Stock sin haber contado |
Pisa el saldo y tapa la causa. La diferencia vuelve, porque lo que la generó sigue ahí. | Abrir el historial del producto y encontrar el movimiento. Ver Auditar. |
| Borrar un cierre de stock viejo para corregir un número | Se recalculan todos los productos que incluía, no sólo el que querías arreglar. | Cargar un Nuevo stock con lo contado. Ver Stock. |
| Cargar una entrega o un remito como completo cuando llegó parcial | El stock del destino queda inflado y la diferencia ya no se puede seguir. | Cargar lo que llegó. Lo que falta queda pendiente. |
Volver a cargar un pedido que ya estaba como Realizada |
La mercadería se mueve dos veces. | Revisar primero el movimiento que ya se generó. |
| Saltear la recepción en un movimiento entre espacios | La mercadería queda en viaje: salió del origen y no entró al destino. | Confirmar la recepción en el destino, con lo que llegó. |
| Sumar un producto neutro y también sus variantes | La misma mercadería contada dos veces. | Contar las variantes: el total del neutro se calcula solo. |
Crear un segundo espacio para el mismo lugar (Fábrica 1) |
El stock se parte en dos y ningún listado muestra el total. | Usar el espacio Fábrica que ya viene creado. |
| No cargar los desechos | Stock que figura y no está. | Cargar el desecho cuando pasa, con un motivo corto y siempre igual. |
En las ventas y la facturación#
| Lo que se hace | Lo que pasa | Qué hacer en cambio |
|---|---|---|
Dejar en PRESUPUESTO una venta que ya se hizo |
No descuenta stock, no cuenta como venta y el seguimiento del cobro queda desordenado. | Elegir AHORA o A FUTURO cuando la venta ocurrió. |
Marcar mal Entrega realizada |
El stock baja cuando no debe, o no baja nunca, y aparecen entregas pendientes que no existen. | Marcar Sí sólo si el cliente se llevó la mercadería. |
| Facturar sin revisar | Un comprobante emitido no se borra ni se edita. | Revisar cliente, comprobante e importes antes de guardar. Si salió mal, nota de crédito desde Devoluciones. |
| Vender a cuenta sin vencimiento | Esa venta nunca figura como vencida, por vieja que sea. | Cargar el plazo al crear la venta. |
| Facturar desde una razón social que todavía dice Falta… | El comprobante sale con el CUIT de la principal, y no se puede anular. | Completar primero la conexión de esa razón social. Ver Razones sociales. |
| Bonificar una venta ya facturada cambiándole el importe | El sistema no lo permite: modificaría un comprobante ya declarado. | Emitir una nota de crédito. |
En las compras#
| Lo que se hace | Lo que pasa | Qué hacer en cambio |
|---|---|---|
| Cargar las percepciones como un producto más de la factura | Distorsiona el Libro IVA, el stock y los costos. | Cargarlas en el panel de percepciones de la factura. |
Guardar una factura con IVA sin elegir el Comprobante |
No entra al Libro IVA Compras y no da crédito fiscal. | Elegir el tipo de comprobante antes de guardar. |
| Ignorar el aviso de factura repetida | Deuda duplicada con el proveedor y, si tenía mercadería, stock duplicado. | Mirar el aviso al salir del campo Número. |
| Exportar los pagos al banco y no registrarlos | La factura sigue pendiente y vuelve a salir en la próxima exportación. | Cargar el pago cuando el banco confirma la transferencia. |
| Cargar todo como factura directa | Se pierde el control de lo pedido contra lo recibido. | Para compras planificadas o recurrentes, usar orden, remito o entrega y facturar desde ahí. |
| Cargar una factura sin vencimiento | Nunca aparece como vencida ni por vencer. | Cargar el plazo al crearla. |
En la configuración#
| Lo que se hace | Lo que pasa | Qué hacer en cambio |
|---|---|---|
| Encender la actualización automática de stock de una tienda online antes de revisar el stock | Desde ese momento, lo que dice el sistema reemplaza el stock publicado: si estaba mal, la tienda vende lo que no hay. | Vincular los productos, contar el stock y recién ahí encenderla. |
Quitar el Medio de pago para las formas de pago sin asignar de una integración |
Los pedidos dejan de entrar y quedan frenados en Ventas que no entraron. |
Volver a elegir el medio y reintentar el ingreso desde ahí. |
| Crear un medio de pago por cada posnet | El cajero puede cobrar con el posnet de otra sucursal, y los cierres se llenan de medios. | Un solo medio, con una terminal asignada a cada local. |
| Tildar una opción de rango que empieza con No poder… creyendo que da un permiso | Le quita a todo el rango lo que querías darle. | Leerlas dos veces: en esas, tildar quita. Ver Permisos. |
| Compartir un usuario entre varias personas | Todo queda a nombre de alguien que no fue. | Un usuario por persona. |
| Imprimir un ticket desde la ventana de impresión del navegador | Sale con tamaño, márgenes o formato equivocados. | Imprimir desde el sistema, con el programa de impresión instalado. Ver Configuración. |
| Activar personalizaciones "por si acaso" | Varias cambian cálculos, permisos o qué módulos se ven. | Prender sólo las que responden a una necesidad concreta. |
Consideraciones importantes#
- Casi todos estos errores tienen arreglo, pero el arreglo cuesta más cuanto más tarde se descubre. Por eso sirve la rutina: una caja se revisa el mismo día; un stock, en el conteo del mes.
- Si ya pasó, no lo tapes. Un ajuste encima de un error deja dos cosas para entender en lugar de una.
- Si no sabés cómo deshacer algo, preguntá antes de borrar. Borrar un documento suele llevarse lo que estaba vinculado a él.