Que la IA complete la ficha
devyCRM: marcá qué campos de la ficha completa la inteligencia artificial y devyCRM los llena solo con lo que cuenta cada contacto por WhatsApp, por mail o en las notas, con la frase de la que sacó cada dato y sin cambiar lo que cargó una persona.
Lo que te cuenta un contacto —con qué trabaja hoy, qué le preocupa, qué necesita, para cuándo— queda en el chat o en una nota, y los campos de su ficha siguen vacíos. Con esta función, devyCRM lee esas conversaciones y completa solo los campos que vos elijas. Cada dato queda en la ficha con la frase de la que salió, así sabés de dónde viene.
Sirve para que los filtros, el Tablero y los Informes trabajen con datos reales sin que nadie tenga que pasar a mano lo que ya se dijo.
Antes de empezar#
- Necesitás tener campos propios creados en Contactos → Ajustes → Campos (por ejemplo, Sistema que usa hoy, Rubro o Qué necesita). Los campos que vienen con devyCRM —nombre, teléfono, email, prioridad y los demás— no se completan con inteligencia artificial.
- Cada lectura consume créditos. El costo vigente lo ves en Cuenta → Créditos → Ajustes → Qué consume cada acción. Si no tenés saldo, devyCRM deja de leer hasta que lo recargues.
Paso a paso#
Elegí qué campos completa#
Entrá a Contactos → Ajustes y abrí la pestaña Campos. En cada campo propio tildá Lo completa la IA.
Explicá cómo completarlo#
Al tildarlo aparece Cómo completarlo. Escribí, en una frase, qué querés que quede en ese campo. Por ejemplo, para Sistema que usa hoy: «el programa o las planillas con las que trabaja hoy, con su nombre (Tango, Excel, un cuaderno)». Se guarda solo cuando salís del campo.
Cuanto más concreta la frase, mejor completa. En los campos de selección conviene que cada opción diga claramente qué incluye: la IA elige la opción que corresponde a lo que contó el contacto aunque lo diga con otras palabras.
Dejá que trabaje#
No hay que hacer nada más. Cada media hora, devyCRM revisa los contactos que tienen algo nuevo y completa los campos marcados.
Qué lee y cuándo#
- Las conversaciones de WhatsApp y de mail, cuando el contacto escribió algo nuevo. Espera a que la charla quede quieta unos 20 minutos para leer el intercambio entero y no una frase suelta. Si lo único nuevo son mensajes de tu equipo o del asistente, no lee nada.
- Las notas de la ficha que carga una persona de tu equipo y las que llegan por la API. Por la API podés sumar información de afuera, como el resumen de una reunión hecha con otra herramienta.
- No lee las anotaciones automáticas del historial, como «Tarea creada» o «Responsable asignado», porque no dicen nada del contacto.
Cómo ves lo que completó#
- En la ficha, el campo que completó la IA lleva la marca IA al lado del nombre. Tocala y se abre de dónde lo sacó y la frase: WhatsApp: «…», Nota: «…». En el celular es un toque, no hace falta pasar el mouse.
- Si el dato está en Campos avanzados, esa sección se abre sola cuando hay una marca IA adentro.
- En el historial de la ficha queda una línea La IA completó la ficha, con cada campo y la frase de la que salió.
Un campo completado por la IA: la marca y, al tocarla, de dónde salió el dato.
Consideraciones importantes#
Nunca cambia lo que cargó una persona. Si un campo ya tiene un valor que puso alguien de tu equipo, la IA no lo toca. Si en la conversación aparece algo distinto, en un campo de selección, número, fecha o sí/no te deja un aviso en el historial para que decidas vos. Y si corregís un dato que había puesto la IA, desde ese momento el campo es tuyo y no lo vuelve a cambiar.
- Sólo escribe lo que está dicho. Cada dato tiene que salir de una frase que esté escrita en la conversación o en la nota. Lo que no se dijo, no se completa.
- Nunca crea opciones nuevas. En un campo de selección elige entre las opciones que ya tenés. Si lo que contó el contacto no corresponde a ninguna, no completa ese campo.
- En los campos de selección múltiple sólo suma. Agrega las opciones que aparecen y nunca saca las que ya estaban. Si sacás una opción que había agregado la IA, no la vuelve a poner.
- Es prudente. Lo que el contacto dijo con claridad se completa siempre; lo que mencionó de pasada a veces queda afuera. Revisá la ficha antes de una reunión importante y sumá lo que falte.
- Para dejar de completar un campo, destildá Lo completa la IA. Lo que ya completó queda en la ficha.
- Los contactos archivados no se leen.