Saldo a favor

Saldo a favor de proveedores: cómo se genera al pagar de más una factura, cómo se carga a mano el que ya tenías (de a uno o con una planilla), cómo se aplica como medio de pago en facturas futuras y cómo se reintegra o ajusta.

El módulo Saldo a favor de proveedores acumula el dinero que pagaste de más a un proveedor sobre una factura y lo deja disponible como medio de pago para facturas futuras del mismo proveedor.

Es la versión espejo del saldo a favor de clientes, pero del lado de cuentas a pagar. Queda asociado al proveedor, no caduca, no tiene código y solo se aplica a sus propias facturas.

Qué permite hacer este módulo#

Desde Saldos a favor con proveedores podés:

• Revisar el saldo a favor disponible de cada proveedor.
• Cargar a mano el saldo a favor que ya tenías con un proveedor —por ejemplo, al empezar a usar devy—, de a uno o con una planilla.
• Consultar el historial completo de movimientos del proveedor (excedentes, aplicaciones, ajustes y reintegros).
• Reintegrar el saldo cuando el proveedor lo devuelve en efectivo, transferencia, cheque u otro medio.
• Ajustar manualmente el saldo cuando hace falta corregir un movimiento mal cargado.

El saldo que surge de la operación diaria se genera y se aplica al registrar los pagos en Facturas. Esta pantalla sirve para revisar y administrar lo acumulado, y para cargar el saldo inicial de cada proveedor.

Cómo se accede#

Hay dos accesos equivalentes a la misma pantalla: Fábrica > Facturas y Espacios > Facturas, abriendo la ventana Pagos (o el chip Pendiente de una fila) y, dentro de ella, el botón Saldo a favor.

Ambos abren la misma pantalla de gestión, con todos los proveedores con saldo activo.

La pantalla se busca por proveedor, y suma en Búsqueda Avanzada los filtros Saldo (Con saldo / En cero / Todos), Origen, Importe y Actualizado.

Cómo se genera saldo a favor#

El saldo se genera cuando le pagás a un proveedor más de lo que indica la factura y elegís dejar ese excedente registrado a su favor.

1. Pagar la factura con un excedente

   Desde Fábrica > Facturas o Espacios > Facturas, abrí la factura a pagar y registrá el pago. Si el monto pagado supera el neto a pagar de la factura (descontadas las retenciones), el sistema detecta el excedente.

2. Tildar el excedente como saldo a favor

   A un proveedor no se le da vuelto: cuando pagás de más, la ventana de pagos muestra «Sobra $X» con un único tilde, Dejar como saldo a favor del proveedor, para cualquier medio de pago. Si no lo tildás, el botón para confirmar el pago queda bloqueado hasta que corrijas el monto.

3. Confirmar el pago

   Con el tilde marcado, el pago se registra por el neto real de la factura y el excedente queda en la cuenta del proveedor. Lo vas a ver inmediatamente en la pantalla Saldos a favor con proveedores.

Pago masivo#

Pago masivo siempre exige que las facturas elegidas sean de un solo proveedor. Ahí también podés pagar aplicando Saldo a favor existente, y si entregás de más, dejar el excedente con el mismo tilde Dejar como saldo a favor del proveedor.

Cargar el saldo a favor que ya tenías#

Si cuando empezaste a usar devy un proveedor ya te debía plata —le habías pagado de más, o te dejó una nota de crédito sin aplicar—, ese saldo no surge de ninguna factura del sistema: lo cargás a mano como saldo inicial, para que desde ahí se pueda usar como medio de pago en sus próximas facturas.

De a un proveedorMuchos proveedores juntos

1. Abrir el alta

   En Saldos a favor con proveedores, tocá Nuevo saldo a favor, arriba a la derecha.

2. Elegir el proveedor

   Buscalo por nombre, razón social o CUIT. Debajo aparece su Saldo actual.

3. Cargar el saldo

   • Importe: tiene que ser mayor a cero.
   • Fecha del saldo: opcional. Dejala vacía si el saldo es de hoy; si lo estás declarando al cierre del ejercicio anterior, poné esa fecha. No puede ser futura.
   • Motivo / Notas: obligatorio, queda en el historial.

   Saldo proyectado te muestra cómo va a quedar.

4. Registrar

   Tocá Registrar. El saldo queda disponible enseguida.

Lo que tenés que saber:

• Un saldo inicial por proveedor. Si el proveedor ya tiene uno, el alta te avisa y no deja registrar, y el ingreso masivo lo saltea. Para cambiarlo, usá Ajuste en su fila o, si todavía no se usó, anulá el saldo inicial desde Ver movimientos (el botón rojo de esa fila) y cargalo de nuevo.
• No genera movimiento de caja ni asiento contable. Es un saldo declarativo: si en su momento entró o salió plata, se registra aparte.
• La planilla es la de proveedores. Si subís la de clientes, o la de saldos iniciales de cuenta corriente (que es deuda), el sistema la rechaza por el encabezado. Un importe negativo también se rechaza: sería deuda.
• En Ver movimientos el saldo inicial aparece como tipo Ajuste, con el origen Saldo inicial (o Saldo inicial (import) si vino de la planilla).
• Nuevo saldo a favor aparece sólo con el permiso de gestionar saldos a favor, el mismo que habilita Reintegrar y Ajuste.

Cómo se aplica el saldo a favor#

Cuando un proveedor con saldo disponible te emite una nueva factura, el saldo aparece como un medio de pago más al registrar el pago.

1. Abrir el pago de una factura

   Desde Fábrica > Facturas o Espacios > Facturas, abrí la Gestión de pagos de la factura.

2. Elegir Saldo a favor en el selector de medios de pago

   En el listado de medios de pago vas a ver una opción Saldo a favor con el saldo disponible visible.

   Al elegirla, el sistema autocompleta el monto con el menor valor entre el saldo disponible y el pendiente de la factura. Podés combinarla con otros medios.

3. Confirmar el pago

   Al confirmar, el sistema descuenta el monto del saldo del proveedor y lo registra como pago de la factura. El movimiento queda en el historial del proveedor como Aplicado.

Acciones disponibles desde el listado#

Cada proveedor con saldo a favor tiene tres acciones a la derecha del listado:

Ver movimientos#

Abre la lista cronológica de todos los movimientos del proveedor sobre su saldo a favor.

Vas a ver columnas de:

• Fecha,
• Tipo del movimiento (podés filtrarlo con el desplegable Tipo, que agrupa los ajustes y el saldo inicial en Alta / ajuste manual),
• Monto con signo (suma o descuenta saldo),
• Saldo antes y Saldo después,
• Estado: Vigente, Anulado (con el número del movimiento que lo anuló) o Anula al #N,
• Origen (la factura que lo generó o la marca Manual para ajustes y reintegros),
• Usuario que lo registró,
• Notas.

Los tipos de movimiento son los mismos que en el saldo a favor de clientes:

Anular un movimiento cargado a mano#

Un movimiento Ajuste que cargaste a mano se puede anular con el botón rojo de su fila (motivo obligatorio). No se puede anular: una anulación, un movimiento que nació solo de una factura o un pago, ni uno cuyo saldo ya se usó.

Reintegrar saldo#

Sirve para registrar que el proveedor te devolvió, total o parcialmente, el saldo a favor.

Completá:

• Monto a reintegrar (no puede superar el saldo disponible).
• Método de salida: Efectivo, Transferencia, Cheque u Otro. Es informativo y queda en el historial.
• Notas con el motivo o referencia.

Ajuste manual#

Sirve para corregir el saldo cuando se cargó algo mal o hay que sumar o restar dinero por una razón administrativa.

Completá:

• Delta: positivo para sumar, negativo para descontar.
• Motivo / Notas: obligatorio, queda en el historial.

A medida que cargás el delta, el sistema muestra en Saldo proyectado cómo va a quedar el saldo final.

Qué pasa si se anula la factura que generó el saldo#

Si anulás o eliminás una factura que había dejado saldo a favor, el sistema intenta dar de baja ese saldo automáticamente:

• Si el saldo todavía está intacto (no se aplicó a otra factura ni se reintegró), se descuenta del proveedor y queda registrado como Reversa en el historial. La eliminación de la factura avanza normalmente.
• Si el saldo ya se gastó parcial o totalmente, no se puede borrar la factura hasta resolver primero el saldo. El sistema avisa con el motivo y bloquea la operación.

El mismo principio se aplica al borrar un pago dentro de la Gestión de pagos: si ese pago había generado o aplicado saldo a favor, se reversan automáticamente los movimientos vinculados antes de eliminar el pago. Si el saldo ya no está disponible, se bloquea la baja.

Consideraciones importantes#

• El saldo a favor es nominal: queda asociado al proveedor y no se puede transferir a otro.
• No tiene vencimiento: dura hasta que se aplica, se reintegra o se reversa por anulación.
• Solo se genera con proveedores identificados. Las facturas sin proveedor registrado no acumulan saldo.
• El cálculo del excedente se hace contra el Monto a pagar de la factura, no contra el bruto: si la factura tiene retenciones cargadas, el excedente aparece cuando el pago supera el neto a transferir al proveedor.
• Cuando se aplica como medio de pago, el pago queda registrado con el medio Saldo a favor. Es importante para identificar después qué parte del pago vino de saldo previo y qué parte fue dinero nuevo.

Enlaces relacionados#

• Fábrica > Facturas
• Espacios > Facturas
• Datos > Proveedores
• Datos > Medios de pago
• Saldo a favor (clientes)